على الرغم من تعدد أدوار ووظائف الموارد البشرية، يظل التوظيف أحد أكثر التكاليف التشغيلية إرهاقًا التي تواجهها الشركات. والأسوأ من ذلك أن العديد من المؤسسات تستخف بحجم التكاليف المرتبطة بالموارد البشرية والتوظيف، وكيف يمكن أن تتراكم بمرور الوقت.
ومن المهم التأكيد على أنه عندما نتحدث عن تكاليف التوظيف وكيفية تقليلها، فإننا لا نقصد خفض الجودة أو تجاوز خطوات أساسية في عملية التوظيف.
في هذا المقال، سنستعرض ما الذي تتضمنه تكاليف التوظيف فعليًا، إضافةً إلى طرق عملية يمكن للمؤسسات من خلالها تبسيط عمليات التوظيف والتحكم في هذه التكاليف وتحسين إدارتها بشكل أكثر كفاءة.
ما هي تكاليف التوظيف؟ ولماذا هي أعلى مما تعتقد؟
تُقلّل معظم الشركات من تقدير التكلفة الحقيقية للتوظيف. ويرجع ذلك أساسًا إلى أن المصروفات الظاهرة—مثل رسوم منصات الوظائف، وعمولات وكالات التوظيف، وفحوصات الخلفية—ليست سوى جزء من الصورة الكاملة.
تنقسم تكاليف التوظيف إلى فئتين رئيسيتين:
التكاليف الخارجية
وهي التكاليف الأكثر وضوحًا، وتشمل نشر الإعلانات الوظيفية، ورسوم الترويج للوظائف، والاختبارات السيكومترية، وأدوات الفرز والتقييم.
التكاليف الداخلية
وهي أقل وضوحًا وأكثر صعوبة في التقدير، لكنها لا تقل أهمية. وتشمل الوقت الذي يقضيه فريق الموارد البشرية ومديرو التوظيف في البحث عن المرشحين، وإجراء المقابلات، وتقييمهم، بالإضافة إلى خسارة الإنتاجية أثناء بقاء الوظيفة شاغرة. كما تشمل رواتب مسؤولي التوظيف الخارجيين أو رسوم وكالات التوظيف، ومكافآت إحالة الموظفين.
معًا، تشكّل التكاليف الداخلية والخارجية ما يُعرف بـ تكلفة التوظيف لكل موظف (Cost Per Hire - CPH)، وهي من أهم مؤشرات أداء التوظيف.
يوفّر هذا المؤشر لقادة الموارد البشرية والأعمال صورة أوضح عن التكلفة الحقيقية لكل عملية توظيف، بما يتجاوز الأرقام الظاهرة في الفواتير.
تشير أبحاث جمعية إدارة الموارد البشرية (SHRM) إلى أن متوسط تكلفة التوظيف في الولايات المتحدة يبلغ حوالي 4,700 دولار لكل عملية توظيف.
ورغم عدم توفر أرقام إقليمية دقيقة، تشير تقديرات SHRM إلى أن التكلفة الإجمالية لتوظيف موظف جديد قد تصل إلى ثلاثة إلى أربعة أضعاف راتب الوظيفة، نظرًا لما يتضمنه ذلك من تكاليف التعريف بالوظيفة (Onboarding)، والتدريب، والوقت اللازم ليصل الموظف الجديد إلى كامل إنتاجيته.
كما تُظهر بيانات أخرى لـ SHRM أن تكلفة توظيف القيادات التنفيذية قد تكون أعلى بسبع مرات من تكلفة توظيف الموظفين غير التنفيذيين.
على سبيل المثال، إذا كنت توظف لشاغر يبلغ راتبه السنوي 60,000 دولار، فقد تصل التكلفة الإجمالية لعملية التوظيف إلى ما بين 180,000 و240,000 دولار.
وهذا يوضح مدى أهمية التعامل مع كل قرار توظيف بجدية واستراتيجية.
كيف تحسب تكلفة التوظيف لكل موظف (Cost Per Hire)
المعادلة بسيطة:
تكلفة التوظيف لكل موظف = (التكاليف الداخلية + التكاليف الخارجية) ÷ إجمالي عدد التعيينات خلال فترة معينة
إليك مثالًا: إذا بلغت تكاليف التوظيف الداخلية 10,000 دولار والتكاليف الخارجية 5,000 دولار خلال ربع سنة قمت فيه بتوظيف 10 أشخاص، فإن تكلفة التوظيف لكل موظف ستكون 1,500 دولار.
لماذا يُعد تتبّع تكلفة التوظيف لكل موظف مهمًا؟
يساعد تتبّع مؤشر تكلفة التوظيف لكل موظف (CPH) في تحويل عملية التوظيف من عملية تعتمد على الحدس إلى عملية قائمة على التخطيط والميزانية.
يساعد هذا المؤشر فرق الموارد البشرية والإدارة على تحديد أين يتم إنفاق الأموال، ومقارنة العائد على الاستثمار (ROI) بين قنوات استقطاب المواهب المختلفة، وبناء مبررات أقوى للحصول على الموارد عند التخطيط لميزانية الموارد البشرية.
إن ارتفاع تكلفة التوظيف لكل موظف يشير إلى وجود عدم كفاءة في عملية التوظيف، بينما انخفاضها مع مرور الوقت يعني أن عملية التوظيف تعمل بشكل فعّال.
ما الذي يرفع تكاليف التوظيف لديك؟
قبل أن تتمكن من تقليل تكاليف التوظيف، عليك أولًا أن تعرف ما الذي يسبب ارتفاعها.
فيما يلي أكثر الأسباب شيوعًا:
ارتفاع معدل دوران الموظفين
يُعد ارتفاع معدل دوران الموظفين أحد أكبر العوامل التي ترفع التكاليف وأكثرها تجاهلًا.
ففي كل مرة يغادر فيها موظف، تبدأ دورة التوظيف من جديد، بما في ذلك الإعلان عن الوظيفة، وفرز المرشحين، وإجراء المقابلات، ومرحلة التعريف الوظيفي (Onboarding) من الصفر.
وتشير تقديرات جمعية إدارة الموارد البشرية (SHRM) إلى أن استبدال موظف قد يكلف ما بين 50% و200% من راتبه السنوي، وذلك بحسب مستوى الوظيفة وتعقيدها.
بطء عملية التوظيف
لا تدرك الكثير من الشركات أن طول مدة عملية التوظيف يجعلها أكثر تكلفة.
فالتكاليف هنا غالبًا غير مرئية، لأنها تشمل ضغط العمل على الفريق، وانخفاض الإنتاجية، وخطر خسارة المرشحين المتميزين لصالح منافسين أسرع في اتخاذ القرار.
توصيفات وظيفية غير واضحة
سواء حصل فريق الموارد البشرية على وصف وظيفي غير دقيق من مدير التوظيف، أو قام بنسخ الوصف من شركات أخرى، أو قدّم وصفًا وظيفيًا غامضًا وغير دقيق، فإن ذلك يؤدي إلى خسائر مالية.
فالأدوار غير الواضحة تجذب مرشحين غير مناسبين، مما يطيل وقت البحث والفرز، ويزيد من خطر التوظيف غير المناسب، وقد يضطر الشركة إلى إعادة عملية البحث من البداية.
الاعتماد على منصات الوظائف المدفوعة
للإعلانات المدفوعة دورها في التوظيف، لكن الاعتماد عليها في كل وظيفة دون استكشاف بدائل مثل إحالات الموظفين، أو بناء قاعدة مواهب، أو التعاون مع وكالات التوظيف يؤدي إلى ارتفاع كبير في تكاليف التوظيف.
غياب عملية توظيف منظمة
عندما لا تكون هناك عملية توظيف واضحة وقابلة للتكرار، تصبح قرارات التوظيف غير متسقة، وتمتد الجداول الزمنية، وتتراكم التكاليف بطرق يصعب تتبعها أو التحكم فيها.
9 طرق ذكية لتقليل تكاليف التوظيف
الآن بعد أن حددنا ما هي تكلفة التوظيف لكل موظف (CPH)، وكيفية حسابها، ولماذا تُعد مهمة، دعونا نستعرض استراتيجيات عملية يمكن أن تساعد في تقليل تكاليف التوظيف.
لا تحتاج إلى تطبيق جميع هذه الاستراتيجيات دفعة واحدة. ننصحك باختيار الأنسب لاحتياجاتك والبدء بالأسهل أولًا.
1) ابدأ بوصف وظيفي أفضل
تبدأ كل عملية توظيف بوصف وظيفي واضح. تأكد من أن الوصف الوظيفي دقيق ويعكس المهام الفعلية التي سيقوم بها المرشح عند انضمامه.
يساعد ذلك على جذب مرشحين ذوي جودة أعلى، مما يسرّع عملية التوظيف ويقلل التكاليف.
2) أعطِ الأولوية لإحالات الموظفين
تُعد إحالات الموظفين من أكثر الطرق فعالية من حيث التكلفة للحصول على مرشحين ذوي جودة عالية.
برنامج إحالة الموظفين هو أسلوب منخفض التكلفة والجهد لكنه يحقق عائدًا مرتفعًا على الاستثمار في عملية التوظيف.
فالموظفون الذين يتم توظيفهم عبر الإحالات غالبًا ما تكون تكلفتهم أقل، ويبدؤون العمل بسرعة أكبر، ويبقون لفترة أطول، مما يحسن معدلات الاحتفاظ بالموظفين.
3) ابنِ قاعدة مواهب مبكرًا
التوظيف التفاعلي أو الطارئ غالبًا ما يكون مكلفًا.
الاحتفاظ بقاعدة من المرشحين الذين تم تقييمهم مسبقًا يعني أنك لن تبدأ من الصفر كلما توفرت وظيفة جديدة، مما يقلل من وقت شغل الوظيفة وتكاليف الإعلان.
كما يمكنك، بعد إغلاق وظيفة مؤخرًا، سؤال مدير التوظيف عن أفضل المرشحين الذين لم يتم اختيارهم للاحتفاظ بهم لفرص مستقبلية.
هذا مفيد بشكل خاص في الوظائف التي تشهد دورانًا مرتفعًا أو يتم إضافتها بشكل متكرر.
4) بسّط عملية التوظيف
عملية توظيف أسرع وأكثر تنظيمًا لا تقلل التكاليف فحسب، بل تحسن أيضًا تجربة المرشح ومؤشرات الأداء في الموارد البشرية مثل وقت التوظيف (Time-to-Hire).
راجع كل مرحلة من مراحل التوظيف: البحث عن المرشحين، والفرز، والمقابلات.
حدد نقاط الانسحاب في العملية وأسبابها.
بالنسبة للوظائف المتكررة، حدد مراحل المقابلات مسبقًا، وضع جداول زمنية واضحة لاتخاذ القرار، وحافظ على تواصل مستمر مع المرشحين.
والنتيجة هي دورة توظيف أقصر وأكثر كفاءة للجميع.
5) حسّن عملية فرز المرشحين مبكرًا
إضاعة الوقت مع المرشحين غير المناسبين هي تكلفة خفية لا تتابعها معظم الشركات.
استخدم معايير واضحة لفرز السير الذاتية وأسئلة تقييم أولية لاستبعاد المرشحين غير المناسبين قبل وصولهم إلى مرحلة المقابلة.
هذا يوفر وقت مسؤولي التوظيف والمديرين ويجعل العملية أكثر كفاءة.
6) استخدم تقنيات التوظيف والأتمتة
بدأ الذكاء الاصطناعي يلعب دورًا كبيرًا في التوظيف ويمكنه توفير الوقت والمال.
تشمل هذه التقنيات أنظمة تتبع المتقدمين (ATS)، وأدوات الفرز المدعومة بالذكاء الاصطناعي، وجدولة المقابلات تلقائيًا، مما يقلل الجهد اليدوي والأخطاء البشرية.
الاستثمار في الأدوات المناسبة يحقق عائدًا سريعًا عبر خفض تكاليف التوظيف على المدى الطويل، خاصة إذا كانت شركتك تقوم بالتوظيف بكميات كبيرة بشكل متكرر.
7) استثمر في الاحتفاظ بالموظفين
يُعد الاحتفاظ بالموظفين عاملًا مهمًا ليس فقط لتقليل تكاليف التوظيف، بل أيضًا لتعزيز سمعة صاحب العمل.
الاستثمار في تحسين تجربة الانضمام (Onboarding)، وتقديم رواتب تنافسية، وتعزيز تفاعل الموظفين يساعد على تقليل معدل الدوران، وتسريع عمليات التوظيف، وخفض التكاليف.
8) فكر في إعادة توظيف الموظفين السابقين
إذا غادر بعض الموظفين شركتك بشكل ودي، يمكنك التفكير في التواصل معهم مجددًا.
فهم يعرفون ثقافة الشركة بالفعل، ويحتاجون إلى وقت أقل للتأقلم، وقد يمتلكون علاقات جيدة مع الفريق الحالي.
9) فكّر في التعاون مع وكالات التوظيف
يمكن أن يساعد تعهيد عملية التوظيف (RPO) أو التعاون مع وكالات التوظيف في تحويل تكاليف التوظيف من تكاليف ثابتة إلى نفقات متغيرة.
تساعد هذه الجهات في توفير مرشحين ذوي جودة أعلى بشكل أسرع، خاصة للوظائف الصعبة أو التوظيف واسع النطاق.
كما يمكنها تقليل تكلفة التوظيف لكل موظف (CPH) ووقت التوظيف، وتوفير الوقت، وتقديم خبرة متخصصة في السوق.
هل تساعد وكالات التوظيف فعلاً في تقليل تكاليف التوظيف؟
إنه سؤال منطقي. والإجابة المختصرة هي نعم، ولكن يجب أن يتم ذلك بشكل استراتيجي.
العمل مع وكالة توظيف مثل توظيف (Tawzef) يحوّل تكاليف التوظيف من تكاليف ثابتة إلى تكاليف متغيرة.
فبدلًا من الحفاظ على فريق توظيف داخلي كامل طوال العام، يمكنك الاستفادة من الخبرات الخارجية عند الحاجة، سواء كان ذلك لتوظيف متخصص واحد أو لتنفيذ حملة توظيف واسعة النطاق.
لكن كفاءة التكلفة ليست القيمة الوحيدة. فالشريك المناسب في التوظيف يقدّم أيضًا:
السرعة: وجود قواعد بيانات للمواهب تضم مرشحين تم تقييمهم مسبقًا يتيح الوصول إلى المرشحين بسرعة أكبر، مما يقلل مدة التوظيف (Time-to-Hire) ويخفض تكلفة بقاء الوظائف شاغرة.
الجودة: يمتلك مسؤولو التوظيف ذوو الخبرة والمعرفة بالقطاعات المختلفة قدرة أكبر على اختيار المرشحين المناسبين، مما يقلل خطر التوظيف غير المناسب الذي قد يكون مكلفًا.
القدرة التشغيلية: يمكن لفريق الموارد البشرية الداخلي التركيز على الأولويات الاستراتيجية مثل إعداد استراتيجية الموارد البشرية وقياس مؤشرات أداء التدريب، بدلًا من الانشغال بعمليات البحث عن المرشحين وفرزهم.
الوصول إلى التقنيات: توفر وكالات التوظيف والموارد البشرية إمكانية الوصول إلى تقنيات متقدمة قد تكون مكلفة، مثل أنظمة إدارة الموارد البشرية (HRMS)، وأنظمة تتبع المتقدمين (ATS)، وبرامج إدارة المقابلات.
الاختبارات السيكومترية: يمكنك التعرف بشكل أعمق على المرشحين، خاصة في الوظائف القيادية. كما توفر وكالات مثل توظيف إمكانية استخدام الاختبارات السيكومترية في عملية التوظيف.
معرفة السوق: تقدم الوكالات الجيدة معلومات حديثة حول دراسات الرواتب، ومعايير الأجور، وتوافر المرشحين، واتجاهات التوظيف في السوق.
بالنسبة للشركات التي تنمو بسرعة أو التي تتغير احتياجاتها التوظيفية باستمرار، فإن العمل مع وكالات التوظيف ليس مجرد وسيلة لخفض التكاليف، بل طريقة أكثر ذكاءً لبناء فريق العمل وتوسيعه.
حسّن عملية التوظيف لديك وخفّض التكاليف
إن تقليل تكاليف التوظيف ليس مشروعًا يتم مرة واحدة، بل هو عملية مستمرة. فكل خلل في عملية التوظيف له تكلفة، وكل موظف يغادر يعيد دورة التوظيف من جديد.
والخبر الجيد هو أن الممارسات التي تقلل التكاليف غالبًا ما تحسن النتائج أيضًا.
فالوصف الوظيفي الأفضل يجذب مرشحين أقوى، والعمليات الأسرع تساعد في الاحتفاظ بهم، والفرز المنظم يقلل خطر التوظيف غير المناسب.
كما أن تقليل التكاليف وتحسين جودة التوظيف ليسا هدفين متعارضين، بل يمكن تحقيقهما معًا دون التأثير سلبًا على عملية التوظيف.
إذا كنت ترغب في السيطرة على تكاليف التوظيف دون التضحية بجودة المرشحين، يمكن لخبراء التوظيف في توظيف (Tawzef) مساعدتك.
من التوظيف المحلي والخارجي إلى التوظيف واسع النطاق وتعهيد عمليات التوظيف (RPO)، نعمل مع شركات في دول الخليج وخارجها لبناء عمليات توظيف أكثر ذكاءً وكفاءة من حيث التكلفة.
تواصل مع توظيف اليوم لمناقشة احتياجاتك في التوظيف.