.webp?alt=media "what are the onboarding and orientation processes for new employees")
يستخدم العديد من اصحاب العمل مصطلحي التوجيه والاعداد بشكل متبادل، ولكن فهم الفرق بينهما يمكن ان يساعدك في اعداد الموظفين الجدد بشكل افضل وتحسين عملية التوظيف في شركتك.
في هذه المقالة، سنشرح معني كل من هذه المصطلحات، ونفهم الفروق، ونوضح لك كيفية تنفيذ هذه العمليات بشكل فعال.
ما هو التوجيه للموظفين الجدد؟
التوجيه للموظفين الجدد هو عملية مصممة لتعريف الموظفين الجدد بمكان عملهم، وزملائهم، ومسؤولياتهم الوظيفية، وسياسات الشركة.
يساعد التوجيه الموظفين الجدد علي الشعور بالراحة وفهم ثقافة الشركة. كما يحدد التوقعات لمناصبهم الجديدة.
يجب ان تساعد هذه العملية الموظفين الجدد في فهم كيفية سير الامور في الشركة، وكيفية اداء مهامهم الجديدة، ومن يمكنهم اللجوء اليه للحصول علي المساعدة والدعم.
يمكن ان يحول التوجيه المنفذ جيدا مهمة مقلقة الي تجربة ايجابية، ويضع اساسا لعلاقة عمل طويلة الامد.
ما هو الاعداد الوظيفي؟
الاعداد الوظيفي هو عملية دمج الموظفين الجدد في مكان العمل.
تبدا هذه العملية بمجرد قبول الموظف الجديد عرض العمل وتشمل احداثا مثل توجيه الموظفين الجدد لمساعدتهم علي معرفة المزيد عن الشركة ودورهم.
الاعداد الوظيفي يتم تخصيصه لكل فرد. يتم تعديله بناء علي تقدم الموظف الجديد.
لقد دفعت جائحة كوفيد-19 الشركات الي اعادة التفكير في كيفية اعداد الموظفين الجدد، حيث ثبت ان الاعداد الافتراضي اكثر فعالية من الطرق التقليدية.
ما هو الاعداد الافتراضي؟
الاعداد الافتراضي هو عملية رقمية تربط الموظفين الجدد بالمنظمة باستخدام الادوات والتكنولوجيا الافتراضية.
يتضمن ذلك اجتماعات الفيديو، والندوات عبر الانترنت، والجولات الافتراضية، وتوقيع المستندات الرقمية، والوصول الي التدريب عبر الانترنت والموارد.
الفرق بين الاعداد الوظيفي والتوجيه: الفروقات
يساعد كل من التوجيه والاعداد الوظيفي الموظفين الجدد علي التكيف وع ادوارهم، وان كان ذلك باساليب مختلفة قليلا.
يمكن ان يعزز مقارنة التوجيه والاعداد الوظيفي كل مرحلة من عملية التوظيف لديك.
الاهداف
تم تصميم التوجيه لتوفير مقدمة سريعة ومباشرة تعطي الموظفين الجدد المعلومات الاساسية التي يحتاجونها فورا.
يعد التوجيه بمثابة دورة مكثفة لبدء ناجح في شركتك ويتبع هيكلا مشابها لكل موظف جديد، مع اختلافات بسيطة تعتمد علي الدور الوظيفي.
في المقابل، يهدف الاعداد الوظيفي الي دعم وتوجيه الموظفين الجدد، لمساعدتهم علي فهم اعمق لدورهم داخل الشركة.
يتم تخصيص الاعداد لكل موظف جديد ودوره الوظيفي المحدد، بهدف جعله يشعر بالراحة في دوره الجديد.
ونظرا لان الموظفين الجدد لديهم وتيرة تعلم مختلفة وتجارب فريدة واسئلة ومخاوف مختلفة، يمكن تعديل عملية الاعداد لتلائم هذه الاختلافات.
الاسلوب
عادة ما يتبع التوجيه اسلوبا يشبه المؤتمرات، ويهدف الي تزويد الموظفين الجدد بكمية كبيرة من المعلومات.
بينما قد تكون هناك عناصر تفاعلية مثل الجولات وجلسات الاسئلة والاجوبة، فان الهدف الاساسي هو تجهيز الموظفين بالمعلومات اللازمة لبداية ناجحة.
من ناحية اخري، يتضمن الاعداد الوظيفي اشكالا متنوعة مثل الخبرة العملية، والتدريب الفردي والجماعي، واجتماعات المشرفين، واشكال مخصصة بناء علي احتياجات الموظفين.
يتكيف الاعداد الوظيفي مع تقدم الموظفين الجدد وتطور مهاراتهم، باستخدام التقييمات لدعم تقدمهم.
المحتوي
قد تختلف الموضوعات التي يتم تناولها خلال التوجيه والاعداد الوظيفي. المواضيع المشتركة يتم تناولها عادة خلال الاعداد الوظيفي، الذي هو عملية اطول.
تشمل الموضوعات التي يتم تناولها عادة في التوجيه للموظفين الجدد:
- رسالة الشركة، رؤيتها وقيمها، وكيف تنطبق هذه الامور علي الموظفين
- السياسات والاجراءات الخاصة بالشركة
- اجراءات السلامة
- التعويضات والمزايا
- المستندات المطلوبة للموظف الجديد
- جولة في المكاتب او المرافق او الموقع (اذا كان ذلك مناسبا)
- تعريف بالزملاء
- اعداد تسجيلات الدخول والتصاريح الامنية
اما الاعداد الوظيفي فيشمل عدة مكونات، مثل:
- تحديد الاهداف
- توفير زميل توجيه لمساعدة الموظف الجديد
- اجتماعات منتظمة مع المشرف
- تدريب علي المهام الوظيفية المحددة
- تقييم الموظف الجديد
يعد جزء من عملية الاعداد الوظيفي اجراء التقييمات لتقييم اداء الموظفين الجدد وتخصيص تدريب اضافي عند الحاجة.
المدة الزمنية
عملية الاعداد الوظيفي هي برنامج مستمر يستمر عادة لمدة 2-3 اشهر من التوظيف. مع ذلك، قد تستمر بعد اول 3 اشهر بناء علي تقدم الموظف او احتياجاته.
يبدا التوجيه عادة في اول يوم للموظف، بينما يبدا الاعداد الوظيفي عادة قبل التاريخ الرسمي لبدء العمل.
قد يشمل ذلك ارسال بريد الكتروني ترحيبي يحتوي علي معلومات مفصلة او مطالبة الموظف الجديد باكمال المستندات قبل تاريخ بدء العمل.
نصائح للتوجيه والاعداد الوظيفي الناجحين
يحتاج الموظفون الي نسخة سريعة من المعلومات الاساسية في التوجيه لبدء العمل بسرعة. الدعم المستمر من خلال عملية الاعداد القوية يساعدهم علي التاقلم.
عند تنفيذهما بشكل جيد، يكمل كل من التوجيه والاعداد الوظيفي بعضهما البعض ويساعدان الموظفين علي النجاح بشكل اسرع.
استخدم هذه النصائح لنجاح التوجيه والاعداد الوظيفي للموظفين:
- اجعلها ممتعة: اجعل التوجيه والتدريب المستمر ممتعا لتحفيز الموظفين الجدد ودمجهم في ثقافة الشركة بشكل اسرع.
- التغذية الراجعة: مع نمو شركتك، ستتطور عمليات التوجيه والاعداد. طلب التغذية الراجعة من الموظفين الحاليين يساعد في تحسين العملية. قم بانشاء استبيانات للتوجيه والاعداد الوظيفي للموظفين الجدد لجمع التغذية الراجعة المنظمة. استخدم هذه التغذية لتحديد نقاط القوة ومجالات التحسين.
- اشراك المزيد من الاشخاص: اشراك الاخرين في تخطيط التوجيه، مثل المديرين المباشرين والكبار، وادارة الموارد البشرية، والموظفين الحاليين، يمكن ان يوفر رؤي قيمة ويحسن بناء العلاقات مع الموظفين الجدد.
- انشاء عملية قياسية: لضمان التناسق عبر الاقسام وتوفير تجربة موحدة لجميع الموظفين الجدد، تحتاج الي انشاء قوائم مرجعية وسياسات تحدد تفاصيل عمليات التوجيه والاعداد.
تجنب جعلها مرهقة: يتم اغراق الموظفين الجدد بكمية كبيرة من المعلومات. اجعل من السهل عليهم استيعاب كل شيء عن طريق تقسيم عمليات التوجيه والاعداد الي اجزاء اصغر واكثر قابلية للادارة، بدءا من اهم المعلومات التي يحتاجون اليها. اجمع بين انشاء جولات افتراضية او مادية وتعريف الفريق مع جلسات معلومات مكثفة لموازنة الانشطة واعطاء الموظفين الجدد استراحة ذهنية.
الخلاصة
يعد كل من الاعداد الوظيفي والتوجيه ضروريين لتعريف الموظفين الجدد ببيئة العمل.
التوجيه هو حدث مرة واحدة بخطوات عامة، بينما يعد الاعداد فترة تدريب اطول تركز علي الادوار الفردية ودمج الفريق.
تبدا كلتا العمليتين بوجود استراتيجية موارد بشرية قوية وفعالة. من هناك، يمكنك ادارة مختلف العمليات داخل الشركة، سواء كانت شخصية او افتراضية مثل التوجيه والاعداد.
هل تحتاج الي مساعدة في انشاء وادارة عمليات الاعداد والتوجيه في شركتك؟ تواصل مع توظيف. فريقنا دائما علي استعداد للمساعدة.