ما هو مقياس الوقت المستغرق للتوظيف؟ [+ ولماذا يُعدّ مهمًا في عملية التوظيف؟]

يعد مقياس الوقت المستغرق للتعيين (Time-to-Hire) واحدا من ابرز مؤشرات الاداء الرئيسية (KPIs) واكثرها اهمية في عمليات التوظيف.

فالوقت القصير للتعيين يعكس سير عملية التوظيف بسلاسة وكفاءة، غير ان هذا المقياس قد يختلف بحسب القطاع او المجال او نوع الوظيفة. فعلي سبيل المثال، تتطلب بعض الادوار—مثل المناصب الادارية او القيادية—مدة اطول لاتمام عملية التعيين.

ومع ذلك، كلما طال الوقت الذي تستغرقه انت او فريقك لتعيين مرشح ما، ازدادت تكلفة عملية التوظيف علي المؤسسة.

في هذا المقال، سنستعرض تعريف مقياس الوقت المستغرق للتعيين، واسباب كونه مؤشر اداء محوري للموارد البشرية واخصائيي التوظيف، وكيف يمكن للاستعانة بمصادر خارجية تحسين هذا المقياس.

ما هو الوقت المستغرق للتعيين في عملية التوظيف؟

الوقت المستغرق للتعيين (TTH) هو مؤشر رئيسي يقيس العدد الاجمالي للايام التي تحتاجها الشركة لملء وظيفة شاغرة—ابتداء من لحظة تقدم المرشح للوظيفة، وحتي قبوله عرض العمل.

ولهذا السبب، يعرف هذا المقياس احيانا باسم:
من تاريخ التقديم الي تاريخ قبول العرض.

يعكس هذا المقياس مدي كفاءة فريق التوظيف في تحديد المرشحين الانسب للوظيفة، ودفعهم عبر مراحل المقابلات وصولا الي قبول العرض الوظيفي.

وكلما كان الوقت المستغرق للتعيين اقصر، انعكس ذلك ايجابا علي شركتك، وعملياتها، وسمعتها. وفي المقابل، يشير طول المدة الي وجود تحديات في عملية التوظيف او استقطاب المواهب او الية اتخاذ القرار، وقد يؤدي ايضا الي خسارة افضل المرشحين لصالح جهات اخري.

بمعني اخر، يعد الوقت المستغرق للتعيين مؤشرا جوهريا علي صحة منظومة التوظيف لديك.

صيغة حساب المقياس

الوقت المستغرق للتعيين = تاريخ قبول العرض – تاريخ دخول المرشح في مسار التوظيف

وتحسب النتيجة بالايام، وليس بالاشهر.

تشير ابحاث GreenHouse الي ان متوسط الوقت المستغرق للتعيين للوظائف العامة يبلغ 45 يوما، بينما يمتد الي 55 يوما للوظائف التقنية والهندسية. اما تعيين المناصب العليا—كالمديرين الكبار، والمديرين التنفيذيين، واعضاء الادارة العليا—فقد يستغرق ما يصل الي 85 يوما.

الوقت المستغرق للتعيين مقابل الوقت المستغرق لملء الشاغر

( Time-to-Hire vs Time-to-Fill )

يختلط علي الكثيرين التمييز بين الوقت المستغرق للتعيين (Time-to-Hire) والوقت المستغرق لملء الشاغر (Time-to-Fill)، رغم ان كليهما من مؤشرات الاداء الرئيسية المهمة في الموارد البشرية.

الوقت المستغرق لملء الشاغر (TTF) يبدا من اللحظة التي تعلن فيها الشركة عن وظيفة شاغرة وتبدا في استقطاب المرشحين، وينتهي عندما تعثر الشركة علي مرشح مناسب وتغلق الوظيفة.

فيما يلي مقارنة سريعة بين هذين المقياسين المهمين:

نقطة المقارنة

هذا يعني ان الوقت المستغرق لملء الشاغر (TTF) يقدم رؤية شاملة لدور قسم استقطاب المواهب، اذ يتتبع الدورة الداخلية الكاملة بدءا من الموافقة علي طلب فتح الوظيفة وحتي قبول العرض الوظيفي.

يعد TTF مقياسا اساسيا للتنبؤ، واعداد الميزانيات، والتخطيط التشغيلي، لانه يعكس سرعة المؤسسة في تحويل الحاجة الوظيفية الي وظيفة مشغولة.

اما الوقت المستغرق للتعيين (TTH) فيقدم رؤية تفصيلية، لانه يركز علي كفاءة عملية التوظيف نفسها، بما في ذلك تجربة المرشح.

يمكنك TTH من التركيز علي كل نقطة تواصل مع المرشحين، مما يساعدك علي تحديد ومعالجة نقاط الضعف في مسار التوظيف بسرعة—وهي المشكلات التي قد تفسد تجربة المرشح وتؤدي الي فقدان افضل المواهب.

لماذا يعد الوقت المستغرق للتعيين مهما؟

يوضح فهم فوائد هذا المقياس في الموارد البشرية ما يلي:

قياس كفاءة التوظيف

يساعدك هذا المقياس علي تحديد الفجوات او نقاط الضعف في دورة او عملية التوظيف.
هذه الفجوات—وخاصة التاخيرات في الردود او طول عملية التوظيف—كثيرا ما تدفع افضل المرشحين الي الانسحاب او قبول عروض اخري.

اذا كانت الشركات المنافسة توظف بشكل اسرع، فهذا يعني انك علي الارجح ستستمر في خسارة المرشحين لصالحهم.

وبمرور الوقت، قد يؤثر الوقت الطويل للتعيين سلبا علي علامتك كجهة عمل، مما يبعد المواهب المميزة عن التقديم.

تشمل العوامل التي قد تطيل الوقت المستغرق للتعيين:

• دورات مقابلات طويلة
• بطء او تعقيد حلقات التغذية الراجعة
• بطء الموافقات من قادة الفرق
• او حتي توصيف وظيفي غير كاف

تكلفة ملء الشواغر

كلما بقي الدور الوظيفي شاغرا لفترة اطول، زادت تكلفته علي الشركة، مما يؤدي الي انخفاض الانتاجية وربما خسائر مالية.

الوقت البطيء للتعيين يرهق الفرق الموجودة، اذ يضطر الموظفون لتحمل اعباء عمل اضافية، مما يؤدي الي الاحتراق الوظيفي.
هذا بدوره يمكن ان يؤثر علي ارباح الشركة، بدءا من تاخير اطلاق المنتجات الي ضعف او عدم اتساق الجهود التسويقية، وصولا الي تباطؤ تحقيق الايرادات وغيرها من المشكلات.

تاثير سلبي علي جودة التعيين

يقع علي عاتق مؤشر جودة التعيين اثر مباشر اخر للوقت الطويل للتعيين.
ففي بعض الاحيان، يتعرض المديرون ومسؤولو التوظيف لضغوط لاغلاق الوظيفة بسرعة، مما يؤدي الي التنازل عن الجودة وتعيين مرشح غير مناسب.

هذا يؤثر علي الفريق الذي ينضم اليه الموظف، وعلي الموظف نفسه، وعلي مدي ملاءمته للثقافة المؤسسية، وقد يؤدي الي انخفاض الاداء.

غالبا ما يؤدي ذلك الي ارتفاع معدل الدوران الوظيفي، مما يعيد فتح الوظيفة مرة اخري بعد وقت قصير.

تجربة مرشح سلبية

المواهب المميزة دائما في حالة حركة. اذا لم يكونوا يبحثون بنشاط، فغالبا ما تتم ملاحقتهم من قبل الشركات.

عملية التوظيف البطيئة والمعقدة تخلق انطباعا سلبيا لدي المرشحين.
ففترات الانتظار الطويلة تزيد من مخاطر فقدان افضل المتقدمين نتيجة فقدان الاهتمام او قبول عروض منافسة، مما يحول عملية التوظيف الي مصدر ضرر للعلامة الوظيفية.

مقاييس الوقت المستغرق للتعيين: تحديد الاختناقات وحلها

اذا، كيف تتغلب علي الاختناقات المرتبطة بالوقت المستغرق للتعيين؟

فيما يلي اربعة امثلة علي الوقت المستغرق للتعيين (TTH) وتاثيره علي التوظيف، وكيف يمكنك حلها:

1. فخ المتطلبات غير الواضحة

المشكلة:
غالبا ما تحاول الشركة دمج مهام عديدة في وظيفة واحدة، مما يؤدي الي موجز توظيف غير محدد او غامض. هذا يدفع المرشحين للعزوف، ويجعل مسؤولي التوظيف يستقطبون ملفات غير مناسبة—اضافة الي اطالة الوقت المستغرق للتعيين.

الحل:
اعتماد عملية صارمة ومدعومة من الادارة التنفيذية: لا يتم نشر الوظيفة الا بعد توقيع قسم الموارد البشرية والمدير المعني علي نموذج بطاقة تقييم الوظيفة (Job Scorecard) بشكل رسمي، يتضمن المهارات الاساسية المطلوبة، ومقاييس النجاح لاول ستة اشهر، والميزانية الخاصة بالدور. هذا يضمن الاتساق منذ اليوم الاول.

2. ثقب الجدولة الاسود

المشكلة:
تنسيق جداول المديرين المزدحمة لاجراء عدة جولات من المقابلات يستهلك وقتا ضخما. فقد يؤدي تاخير لمدة يومين فقط من احد اصحاب القرار الي اضافة اسبوع او اسبوعين كاملين علي العملية، مما يتسبب في انسحاب المرشحين المميزين وقبولهم عروضا اخري.

الحل:
استخدام برامج الجدولة—غالبا ما تكون مدمجة مع نظام التتبع ATS—لمزامنة جداول اصحاب المصلحة. تحديد عدد المقابلات المطلوبة، ومن سيجريها، ومدة كل مقابلة، والوقت المتوقع لعودة المدير المسؤول بالقرار. التنسيق مع المدراء وفرض تخصيص خانات اسبوعية ثابتة لاجراء المقابلات.

3. فراغ التغذية الراجعة

المشكلة:
يستغرق المديرون عادة 48 الي 72 ساعة (او اكثر) لتقييم وتقديم التغذية الراجعة بعد المقابلة. هذا البطء يعرقل مسار التوظيف، ويجعل المرشحين يشعرون بعدم الدعم، ويؤخر انتاجية مسؤولي التوظيف الذين ينتظرون موافقة المرحلة التالية.

الحل:
تطبيق اتفاقيات مستوي خدمة (SLAs) واضحة وقابلة للقياس للمراجعات الداخلية.
علي سبيل المثال: "يجب تسجيل التغذية الراجعة في النظام خلال 4 ساعات من انتهاء المقابلة."
يتطلب هذا دعما اداريا ويضمن المساءلة عبر المؤسسة.

4. فجوة الالحاح

المشكلة:
احيانا لا تكون التاخيرات متعمدة، بل ثقافية: بعض القادة يحمون وقتهم بشدة او ينشغلون باعمال داخلية، مما يجعلهم—بشكل غير مقصود—يهمشون عملية الموافقة علي التعيين الجديد. وهذا ينتج اختناقا في التوظيف.

الحل:
رفع مقياس الوقت المستغرق للتعيين ليصبح مؤشر اداء علي مستوي الادارة العليا، يراجع الي جانب المؤشرات المالية والتشغيلية. وعند تدهور هذا المقياس، يجب علي الفريق التنفيذي معالجة الاختناق التشغيلي فورا، مع التاكيد علي ان التوظيف البطيء يمثل عبئا تجاريا حقيقيا.

كيف يمكن للاستعانة بمصادر خارجية تحسين مقاييس الوقت المستغرق للتعيين؟

ان اسناد عملية التوظيف الي شريك متخصص، مثل مزود خدمات التوظيف الخارجي (RPO) او وكالة توظيف مثل توظيف (Tawzef)، يمكن ان يخفض بشكل كبير الوقت المستغرق للتعيين.

من السرعة الي الخبرة، يحول مزود الRPO عملية التوظيف من وظيفة تفاعلية مليئة بالاختناقات الي عملية استباقية وسلسة.

اليك كيف يتم ذلك:

الخبرة في التوظيف

توفر وكالات التوظيف موارد متخصصة وخبرة استشارية غالبا ما تفتقر اليها الفرق الداخلية.

احد مزايا الاستعانة بمصادر خارجية في التوظيف هو ان مزودا خارجيا لا يقوم فقط بتنفيذ المهام، بل ياتي ايضا بمعرفة متخصصة باسواق المواهب المحلية والعالمية، والامتثال المحلي، وتقنيات التوظيف.

يمكنهم ذلك من تقديم ارشادات فورية حول كل شيء بدءا من التعويضات وحزم المزايا، ووصولا الي دراسات الرواتب والمقارنات، والتحقق من الخلفيات الوظيفية، وتحسين نماذج تقييم المقابلات.
هذا يوفر علي فريقك وشركتك وقتا كبيرا كان سيستنزف في البحث الداخلي والتجربة والخطا.

الكفاءة في الاستقطاب والفرز

احد اكبر اسباب زيادة الوقت المستغرق للتعيين هو الوقت المطلوب للعثور علي المرشحين المؤهلين.
شركاء الRPO يوفرون فورا الوصول الي قاعدة مواهب اكبر ومدققة مسبقا.

باستخدام الشبكات المجانية والمدفوعة للتوظيف، ولوحات الوظائف، وقواعد البيانات، والذكاء الاصطناعي في عملية التوظيف، لا تواجه شركات الRPO المشاكل التي تواجهها فرق التوظيف الداخلية.

هذه الكفاءة في الاستقطاب والفرز تمكنهم من تحديد المرشحين السلبيين، والتواصل معهم، ونقلهم عبر مسار التوظيف بشكل اسرع بكثير من الطرق التقليدية.

تعزيز التقييس والمساءلة

سوء الاتساق الداخلي يمثل اختناقا في التوظيف—من بطء الجدولة الي تاخر التغذية الراجعة.
وكالات التوظيف والموارد البشرية تفرض تقييسا صارما للعملية ومساءلة واضحة منذ اليوم الاول.

انهم يديرون لوجستيات المقابلات، ويضمنون حصول المرشحين علي تواصل في الوقت المناسب، ويطبقون جدولا زمنيا منظما مع اتفاقيات مستوي خدمة (SLAs) قابلة للقياس.

كيف تعزز توظيف (Tawzef) الوقت المستغرق للتعيين؟

تحول Tawzef الوقت المستغرق للتعيين من عبء علي العمل الي ميزة تنافسية.

نحن نعمل كامتداد خبير ومركز لفريق الموارد البشرية لديك، ونتولي ازالة التاخيرات الشائعة في مسار التوظيف التي تضر بعملياتك واعمالك.

ملكية كاملة لعملية التوظيف من الالف الي الياء:

نتولي السيطرة الكاملة علي الاستقطاب، وفرز السير الذاتية، والجدولة، والتواصل، مع ضمان المساءلة في كل خطوة.

خيارات توظيف متنوعة:

تقدم Tawzef خدمات توظيف متعددة تشمل التوظيف الجماعي، وتعهيد العمالة، وخدمات الامتثال.

ادارة حسابات مخصصة:

يحصل كل عميل علي مدير حساب مخصص، مما يضمن تحديثات منتظمة في كل مرحلة—من التغذية الراجعة وحتي التفاوض علي العرض—وهو ما يمنع التاخيرات التي تدفع افضل المرشحين لقبول عروض منافسة.

خبرة التوظيف المحلية والدولية:

معرفة Tawzef المتخصصة في المناطق ذات النمو المرتفع مثل اوروبا والشرق الاوسط وافريقيا (EMEA) ومجلس التعاون الخليجي (GCC) تلغي الوقت الضائع في مسائل الامتثال المعقدة.

خدمات الاستعانة بفرق خارجية (Offshoring):

يقدم فريق Tawzef خدمات الاستعانة بفرق خارجية، مما يضمن توظيفا اسرع للمواهب النادرة والمتخصصة—بما في ذلك التوظيف من دول رائدة وفي مختلف الصناعات.

بالنسبة للشركات التي تعمل في سوق EMEA التنافسي وتحتاج الي توسع سريع ومتوافق مع الانظمة، Tawzef هي الحل.

نساعدك علي الانتقال من الوقت الطويل للتعيين السائد في السوق الي متوسط محسن يشكل ميزة استراتيجية.
تعاون مع Tawzef لتحول التوظيف البطيء الي نمو تنافسي استراتيجي.

الخلاصة

الوقت المستغرق للتعيين ليس مجرد مقياس اخر في الموارد البشرية.
انه مؤشر علي صحة عملية استقطاب المواهب باكملها ومحرك رئيسي لنجاح الاعمال.

تذكر ان الهدف ليس التوظيف بسرعة فحسب، بل تحقيق سرعة ذكية.

فالوقت المستغرق للتعيين السريع والفعال يحمي علامتك كجهة عمل، ويحسن تجربة المرشح، ويدعم نمو الاعمال.

وهذا يتطلب الاستفادة من الرؤي المستندة الي البيانات، وتوحيد عملياتك، وتعزيز المساءلة الداخلية لتحقيق اقصي قدر من الكفاءة دون المساس بجودة التعيين.

ومن خلال معالجة الاختناقات—مثل المتطلبات غير الواضحة او فراغ التغذية الراجعة—ستضمن حصول مؤسستك علي افضل المواهب قبل المنافسين.

هل انت مستعد لتحويل عملية التوظيف لديك؟

تعاون مع Tawzef واحصل علي الخبرة المتخصصة والعمليات الفعالة التي تخفض الوقت المستغرق للتعيين بشكل جذري.

تواصل مع فريقنا اليوم للحصول علي استشارة مخصصة وابدا بتحويل التوظيف البطيء الي نمو تنافسي استراتيجي.