7 نصائح لعملية فحص سريعة وفعالة وناجحة للسيرة الذاتية

علي الرغم من انه يبدو بسيطا، فان نجاح او فشل الخطوات اللاحقة في عملية التوظيف يعتمد علي مدي فعالية فحص السيرة الذاتية الخاص بك.

لقد شاركت اعلان وظيفتك عبر منصات متعددة او تعاونت مع وكالات توظيف، والان لديك 100 - او حتي 1000 - سيرة ذاتية في صندوق بريدك. الخطوة التالية هي فحص ومراجعة وتقييم تلك السير الذاتية لمعرفة من سينتقل الي المستوي التالي.

اذا لم تكن عملية فحص السير الذاتية الخاصة بك فعالة، فسوف تهدر وقتا طوال عملية التوظيف. سيفقد كل من قسم الموارد البشرية ومديري التوظيف وقتا وجهدا ثمينين.

في هذه المقالة، سنتناول ما هو فحص السيرة الذاتية ونسلط الضوء علي افضل الممارسات والنصائح التي يجب اتباعها. سنغطي ايضا برامج فحص السير الذاتية.

ما هو فحص السيرة الذاتية؟

عملية فحص السيرة الذاتية او السيرة الذاتية هي عندما تقوم بمراجعة وتقييم السير الذاتية التي تلقيتها. يساعدك هذا علي معرفة اي المرشحين يستوفون متطلبات وظيفتك وايهم لا.

كما يساعدك علي معرفة اي المرشحين لديهم امكانات، رغم انهم قد لا يستوفون جميع معاييرك.

تحدد هذه العملية اي المرشحين مؤهلون للانتقال الي المراحل التالية من عملية التوظيف الخاصة بك. وخاصة المراحل المتعلقة بالمقابلة.

يضمن فحص السير الذاتية الفعال وقتا اسرع للتوظيف ووقتا اسرع لملء الوظيفة، وكلاهما مؤشرات مهمة في عملية التوظيف.

الفحص اليدوي للسير الذاتية، حيث يقوم المجند بمراجعة كل سيرة ذاتية لمراجعة المؤهلات، هو عملية تستغرق وقتا. ولهذا السبب يلجا العديد من المجندين اليوم الي برامج فحص السير الذاتية لتسريع العملية.

ما هو برنامج فحص السير الذاتية؟

برنامج فحص السير الذاتية هو نوع من برامج التوظيف وبرامج تتبع المتقدمين (ATS) التي تستخدم الكلمات الرئيسية لفحص السير الذاتية.

هناك مزايا وعيوب لاستخدام برامج فحص السير الذاتية. من بين العيوب الرئيسية هو ان البرنامج قد يتجاهل السير الذاتية التي لا تحتوي علي الكلمات الرئيسية التي يضيفها المجند.

ومع ذلك، من الممكن اضافة تباينات للكلمات الرئيسية.

عملية فحص السيرة الذاتية

عادة ما تبدا عملية فحص السيرة الذاتية كما يلي:

الحصول علي السير الذاتية: تحصل علي اكثر من 100 سيرة ذاتية من قسم الموارد البشرية او التوظيف. غالبا ما يكون قسم الموارد البشرية قد قام بفحص هذه السير الذاتية واستبعد الواضحة غير الملائمة. ومع ذلك، في الشركات الصغيرة، قد تحصل علي جميع السير الذاتية المستلمة من مرحلة البحث.

التصفية: كمدير توظيف، تبدا عملية التصفية الخاصة بك. قد تكون يدوية او باستخدام برنامج فحص السيرة الذاتية.

كمدير توظيف سابق، كانت خطوة مهمة في عملية فحص السير الذاتية الخاصة بي هي تقسيم السير الذاتية، سواء كانت مصفاة ام لا، الي 3 مجموعات. كانت هذه المجموعات مبنية علي مدي ملاءمة السير الذاتية واولويتها في ادخال هؤلاء المرشحين لاجراء مقابلة.

السير الذاتية ذات الاولوية الاولي: هؤلاء هم المرشحون الذين اردت التواصل معهم في اقرب وقت ممكن لاجراء مقابلة. (كان لدي اعلي الامال لهذه المجموعة).

السير الذاتية ذات الاولوية الثانية: هؤلاء هم المرشحون الذين لديهم امكانات ولكن لم يستوفوا جميع متطلباتي. علي سبيل المثال، بعض المرشحين لديهم خبرة اقل مما كنت ابحث عنه، او العكس.

غير المؤهلين او غير الملائمين: سواء كانت السير الذاتية قد تم تصفيتها بواسطة الموارد البشرية ام لا، كانت هناك سير ذاتية ببساطة غير ذات صلة.

اتذكر انني كنت ابحث عن مترجم مبتدئ منذ سنوات وتلقيت سيرة ذاتية لمدير تسويق رقمي!

نصائح وافضل الممارسات لفحص السير الذاتية

النصائح وافضل الممارسات التالية ستساعدك في تسريع العملية وجعلها اكثر كفاءة.

1)  كتابة وصف وظيفي واضح

الخطوة الاولي في اي عملية توظيف ناجحة، وبالتالي عملية فحص السيرة الذاتية، هي الحصول علي وصف وظيفي واضح.

تتجاهل العديد من الشركات اهمية البدء بوصف وظيفي واضح. لكنه اساس دورة التوظيف باكملها.

يجب ان يشمل الوصف الوظيفي الواضح:

-المهام والمسؤوليات

-عدد سنوات الخبرة (تتضمن نطاقا)

-الدرجة العلمية المفضلة

-الخبرة السابقة في مجال مماثل او منظمة (اذا كان مطلوبا) سواء كانت الوظيفة بدوام كامل او جزئي او تعتمد علي عقد سواء كانت الوظيفة داخل المكتب او هجينة او عن بعد

2)  توحيد معايير الفحص

لضمان عملية فحص ناجحة للسير الذاتية، تحتاج الي توحيد معايير الفحص. يعني هذا ان اي شخص يقوم بفحص السيرة الذاتية يجب ان يكون لديه مجموعة من الارشادات او المعايير التي يتبعها.

هذه الخطوة مهمة جدا اذا كنت تفحص السيو الذاتية يدويا. توحيد معايير الفحص يضمن تقديم اهتمام ومعايير متساوية لجميع المرشحين، بغض النظر عن من يقوم بفحص السيرة الذاتية.

3)  تصنيف المرشحين

كما ذكرنا، فان تصنيف المرشحين الي مجموعات يساعدك في تسريع عملية الفحص ومرحلة المقابلات في وقت لاحق من عملية التوظيف.

يمكنك تصنيف المرشحين بناء علي مدي توافق سيرهم الذاتية مع الوصف الوظيفي الخاص بك، او سنوات الخبرة، او شيء اخر.

يمكن ان يتم تصنيف المرشحين بواسطة الموارد البشرية او مدير التوظيف او كليهما. ومع ذلك، من المهم ان يحدد مدير التوظيف المعايير لهذه الخطوة.

كمدير توظيف سابق، كانت عملية فحص السير الذاتية الخاصة بي يدوية. كان تصنيفي للمرشحين يشمل اعطاء الاولوية لاولئك الذين كانت سيرهم الذاتية الاكثر توافقا مع الوصف الوظيفي في الشاغر الذي كنت اقوم بتعبئته.

كانت المجموعة الاولي من السير الذاتية هي الدفعة الاولي من الاشخاص الذين اتصلت بهم لاجراء المقابلات والاختبارات ذات الصلة.

اذا فشل المرشحون في تلك المجموعة في الحضور للمقابلة او لم يكملوا عملية التوظيف، او اي شيء اخر، انتقلت الي المجموعة الثانية او الدفعة الثانية.

غالبا ما تضمنت المجموعة الثانية مرشحين لديهم خبرة اكثر او اقل مما كنت ابحث عنه.

ومع ذلك، جاءت بعض السير الذاتية ايضا من مرشحين يرغبون في تغيير وظائفهم، مما يعني انني ساحتاج الي قضاء المزيد من الوقت في تدريبهم.

4)  استخدام برنامج فحص السيرة الذاتية

استخدام برنامج فحص السيرة الذاتية يساعدك في تسريع العملية باكملها.

خاصة اذا كنت تحاول ملء عدة شواغر او اذا كنت تقوم بتوظيف جماعي لشركة.

ومع ذلك، من المهم فهم كيفية عمل البرنامج وكيفية الاستفادة القصوي منه دون تجاهل المرشحين الجيدين المحتملين.

5)  تحديد العلامات التحذيرية

من المهم تحديد ما يعنيه وجود علامة تحذيرية عند فحص السيرة الذاتية.

علي سبيل المثال، قد يري بعض المجندين ان فجوة في العمل علامة تحذيرية، بينما قد لا يراها اخرون كذلك.

وبالمثل، يعتبر العديد من المدراء ان المرشحين الذين لا يمكثون في وظيفة لمدة عام علي الاقل او الذين يغيرون وظائفهم بسرعة علي انهم موظفون سريعو المغادرة.

علي الرغم من انه قد تكون هناك ظروف قاهرة لهذه الفترات القصيرة، فان السيرة الذاتية لن تسلط الضوء علي تلك الظروف.

يمكنك تدوين العلامات التحذيرية في عملية تصنيف السيرة الذاتية، ودعوة المرشح للمقابلة والحصول علي توضيح حول هذه النقاط.

6)  النظر في استخدام نظام تقييم للسير الذاتية

احدي الطرق لتحسين عملية فحص السير الذاتية هي استخدام نظام تقييم. يتضمن ذلك تسليط الضوء علي المعايير الرئيسية التي تبحث عنها في كل سيرة ذاتية واعطائها درجة.

يمكن ان يكون ايضا قائمة تحقق من الاشياء التي تبحث عنها في كل سيرة ذاتية. كلما زادت العناصر التي تحققها، زادت احتمالية مرور هذه السيرة الذاتية من عملية الفحص والانتقال الي المرحلة التالية.

يجب ان يعمل نظام التقييم لصالح تقليل التحيز في التوظيف وضمان عملية توظيف شفافة.

يمكن للشركات التي تستخدم فحص السير الذاتية العمياء، والذي يتضمن ازالة المعلومات الشخصية للمرشح من السيرة الذاتية، ايضا استخدام نظام التقييم لفحص السير الذاتية.

7)  كن موضوعيا

اخيرا وليس اخرا، من الضروري ان يكون فحص السير الذاتية الخاص بك موضوعيا قدر الامكان.

باستثناء الوظائف التي تتطلب جنسا معينا، مثل وظائف البناء المحددة، او التمريض او الخدمات الطبية الاحترافية، فان التحيز في التوظيف غير مقبول.

خاتمة

فحص السير الذاتية هو جزء لا يتجزا من عملية التوظيف لاي مدير توظيف. لا يمكنك الاعتماد بنسبة 100٪ علي فريق الموارد البشرية لتنفيذ هذه الخطوة نيابة عنك. سترغب في النهاية بمراجعة عدة سير ذاتية يدويا للتحقق من معلومات معينة.

في حين ان هذا ليس لتقليل عبء العمل عن فريق الموارد البشرية، فان بعض المجالات التي تتطلب وجود اختبارات معينة وتوقعات معينة تتطلب مشاركة مدير التوظيف.

كمدير توظيف سابق، كنت اقوم بتوظيف مترجمين وكتاب. كان لدي اختبار لكل وظيفة شاغرة كنت بحاجة لملئها. بصفتي مدير التوظيف، كنت بحاجة لتحديد من سياخذ الاختبار ثم تقييم الاختبار بنفسي لمعرفة ما اذا كان المرشح سينتقل الي المرحلة التالية.

هل تحتاج الي مساعدة في ادارة عملية التوظيف لشركتك؟ غير متاكد من اين تبدا في توظيف المواهب في صناعات مثل البناء، الرعاية الصحية، البنوك، وغيرها؟

تواصل مع "توظيف". سيقوم فريقنا بدعم جميع احتياجاتك المتعلقة بالموارد البشرية والتوظيف."