6 ميزات في نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS) لدعم احتياجات شركتك في الموارد البشرية

احدي افضل الطرق التي يستخدمها اصحاب العمل لضمان العدالة للموظف واعمالهم هي استخدام نظام ادارة الموارد البشرية (HRMS).

في هذا المقال، سنشرح ما هو نظام ادارة الموارد البشرية (HRMS)، وكيف يعمل، والاختلافات بين نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS)، ونظام ادارة الموارد البشرية (HRMS)، ونظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP).

سنجيب علي الاسئلة الاكثر شيوعا حول انظمة ادارة الموارد البشرية، ونقدم لك اهم الميزات التي يبحث عنها اصحاب الاعمال في نظام ادارة الموارد البشرية.

ما هو نظام ادارة الموارد البشرية؟

نظام ادارة الموارد البشرية (HRMS) هو برنامج تستخدمه الشركات لمتابعة حضور الموظفين وحساب رواتبهم.

بينما يعد هذا السبب الاكثر شيوعا لاستخدام الشركات لانظمة ادارة الموارد البشرية، الا انه ليس الاستخدام الوحيد لهذه الاداة.

تستخدم الشركات ايضا نظام ادارة الموارد البشرية لدعم وظائف واحتياجات الموارد البشرية، بما في ذلك وظائف التوظيف والتدريب.

هناك مستويات او درجات مختلفة من التطور في انظمة ادارة الموارد البشرية. وبناء علي البرنامج الذي تستخدمه شركتك، قد يكون فريق الموارد البشرية قادرا علي الحصول علي تقارير البيانات عبر نظام ادارة الموارد البشرية

ما هو الفرق بين نظام HRIS ونظام HRMS؟

بينما يشير HRMS الي نظام ادارة الموارد البشرية، يشير HRIS الي نظام معلومات الموارد البشرية.

تستخدم الشركات نظام HRMS لتسجيل حضور الموظفين وغياباتهم، وما الي ذلك، لاغراض الرواتب.

في المقابل، يستخدم نظام HRIS لتسجيل وادارة سجلات الموظفين. ومع التقدم التكنولوجي، تطور نظام HRIS ليصبح نظام HRMS.

لهذا السبب، يستخدم بعض المتخصصين في الموارد البشرية المصطلحين بشكل متبادل.

ما هو الفرق بين نظام HRMS ونظام ERP؟

احدالاسئلة الشائعة حول انظمة ادارة الموارد البشرية هو كيفية اختلافها عن انظمة تخطيط موارد المؤسسة (ERP).

يشير ERP الي تخطيط موارد المؤسسة، وهو نوع من البرامج المصممة لمساعدتك في ادارة اعمالك بالكامل. تشمل انظمة ERP الاتمتة، الموارد البشرية، التصنيع، سلسلة التوريد، المشتريات، التمويل، وغير ولك الكثير.

من الواضح ان نظام ERP اوسع بكثير من نظام ادارة الموارد البشرية (HRMS).

بينما قد تتضمن ميزات HRMS بعض وظائف التمويل، الا انه لا يغطي مجالات اخري في الاعمال مثل سلسلة التوريد والمشتريات.

ليس كل الشركات تستخدم نظام ERP.

هل يعتبر HRMS جزءا من نظام ERP؟

تتضمن معظم انظمة ERP ميزات نظام ادارة الموارد البشرية (HRMS) لمراجعة حضور الموظفين وكشوف الرواتب.

يمكن للشركات بسهولة ربط نظام ادارة الموارد البشرية (HRMS) او ادوات وبرامج الموارد البشرية الاخري بنظام ERP الخاص بها لتحسين الكفاءة.

وهذا بدوره يترجم الي ادارة افضل للموظفين، وتحسين تجربتهم، ويمكن ان يساعد قسم الموارد البشرية في تعزيز تفاعل الموظفين.

اهم ميزات نظام ادارة الموارد البشرية (HRMS) التي يجب مراعاتها

قبل شراء برنامج HRMS، عليك النظر في الميزات التي تتناسب مع احتياجات عملك.

اليك بعض اهم ميزات HRMS التي تفيد الشركات بشكل كبير:

1) ادارة الغيابات والاجازات

تستخدم معظم الشركات في مصر والشرق الاوسط ادوات HRMS لمساعدة المديرين في الموافقة علي الاجازات، الغيابات، وتغييرات الورديات. يشمل ذلك ايضا اجازة الامومة او الاجازة الوالدية والاجازة المرضية.

تعد هذه احدي الميزات الاساسية لاداة HRMS.

2) ادارة الرواتب

الميزة الثانية الاكثر قيمة في نظام HRMS هي ادارة الرواتب.

في هذه الحالة، يستخدم فريق الموارد البشرية نظام HRMS لمراجعة حضور الموظفين، طلبات الغياب، وتسجيل الدخول والخروج، وما الي ذلك لحساب الرواتب.

يساهم نظام HRMS في توفير الوقت لكل من المديرين المباشرين والمتخصصين في الموارد البشرية او الرواتب. كما يساعد في تعزيز الاستدامة، حيث لا يحتاج احد الي القلق بشان طباعة طلبات الاجازات او المغادرة المبكرة.

3) التوافق مع الهواتف المحمولة

بعض ادوات HRMS متوافقة مع الهواتف المحمولة، مما يسمح للموظفين والمديرين بتسجيل مواقعهم خارج المكتب باستخدام الهاتف المحمول. قد يشمل ذلك مقابلة العملاء، حضور المؤتمرات التجارية، العمل من المنزل، وغيرها.

في هذه الحالة، ياتي نظام HRMS مع تطبيق مخصص للهواتف المحمولة يعمل علي نظامي iOS وAndroid.

4) الخدمة الذاتية للمديرين والموظفين

تقدم بعض ادوات HRMS ميزات الخدمة الذاتية. بالنسبة للمديرين، تساعدهم ميزة الخدمة الذاتية في اداء مهام مثل مراجعة طلبات التوظيف للوظائف الشاغرة، الموافقة علي مطالبات النفقات، والوصول الي معلومات الموظفين.

قد تشمل ايضا ادخال معلومات تقييم الاداء التي تصبح متاحة لاحقا للموظفين ليتمونوا من رؤية ادائهم ومعرفة ما اذا كانوا مؤهلين للحصول علي مكافات.

5) ميزة الامتثال لقوانين العمل في نظام HRMS

من بين ادوار الموارد البشرية هو ضمان الامتثال لقوانين العمل لشركتك، سواء في السوق المحلي او اذا كنت تعمل في الخارج او توظف موظفين من الخارج.

تتضمن بعض انظمة ادارة الموارد البشرية (HRMS) خيارات تساعد فرق الموارد البشرية في ضمان امتثال الشركات لقوانين وانظمة العمل.

قد تشمل هذه الانظمة تنظيم عدد ساعات العمل لبعض الموظفين، والتاكد من تلبية متطلبات التنوع، وغيرها من القوانين واللوائح المتعلقة بالعمل.

6) تقديرات الرواتب والتكاليف

ميزة اخري مفيدة قد ترغب في البحث عنها في نظام HRMS هي التي تستخدم البيانات التاريخية لتزويدك بتقديرات التكاليف لمشاريع مختلفة. هذا يكون مفيدا للشركات التي لديها موظفون بدوام جزئي، او يعملون علي اساس المشروع، او موظفون مؤقتون، او التي تدير مشاريع متعددة لعملائها.

يمكن ان تساعد ميزة تقدير التكاليف ايضا فرق الموارد البشرية والمالية في تقدير التكاليف والموارد التي قد يحتاجونها للمشاريع المستقبلية.

هذه الميزة تدعم انشطة تخطيط ميزانية الموارد البشرية لشركتك واستراتيجيتك العامة للتعويضات والمزايا.

ومع ذلك، فان هذا النوع من ميزات HRMS متاح فقط في انظمة ادارة الموارد البشرية المتقدمة، والتي قد تكون باهظة الثمن.

الخاتمة

كما تري، هناك العديد من الفوائد لاستخدام برامج HRMS. احتياجات عملك هي التي ستحدد نوع البرنامج الذي قد تفكر في شرائه او الاشتراك فيه.

ومع ذلك، ليس بامكان جميع الشركات امتلاك فريق موارد بشرية داخلي لمراجعة واستخدام البيانات المستخرجة من نظام HRMS.

فالموارد البشرية مكلفة بعدة مهام، مثل دفع رواتب الموظفين، تقدير ميزانية الموارد البشرية لشركتك، تصميم هيكل الرواتب، انشاء استراتيجية الموارد البشرية جنبا الي جنب مع سياسات الموارد البشرية، وغيرها من الاحتياجات.

اذا كنت بحاجة الي المساعدة في واحدة او اكثر من خدمات الموارد البشرية، تواصل مع فريق توظيف.