15 نصيحة وافضل الممارسات لادارة الفرق الهجينة

ادارة فريق هجين يمكن ان تكون مهمة شاقة، خاصة اذا لم تكن قد عملت من قبل في بيئة هجينة او اذا كنت قد انتقلت من دور يعمل عن بعد بالكامل. ينطبق هذا علي مديري التوظيف، الموظفين، وفرق الموارد البشرية علي حد سواء.

ادارة اوفريق بشكل عام، وادارة الفرق البعيدة والهجينة بشكل خاص، تتطلب مهارات شخصية وتقنية، ناهيك عن التدريب.

يعد العمل الهجين احد ابرز الاتجاهات في صناعة الموارد البشرية لعام 2024. ومع ذلك، للاسف، تقدم شركات قليلة تدريبا للمديرين الجدد، خاصة الذين تمت ترقيتهم.

حوالي 70% من المديرين في استطلاع لشركة Gallup في الولايات المتحدة "لم يتلقوا اي تدريب رسمي حول كيفية قيادة فريق هجين."

في هذه المقالة، سنقدم نصائح وافضل الممارسات لادارة الفرق الهجينة. سواء كنت جديدا علي العمل الهجين، ترغب في تطبيق العمل الهجين في شركتك، او تسعي لتحسين ادارة الفرق الهجينة، فهذه المقالة موجهة لك.

وبالمثل، اذا كنت مديرا او قائد فريق، استخدم هذه النصائح لتثبت نفسو كقائد ومدير فعال.

ماذا يعني مكان العمل الهجين؟

مكان العمل الهجين هو شركة توفر مزيجا من العمل من المنزل مع عدد من الايام في المكتب.

في معظم بيئات العمل الهجينة، تقدم الشركة للموظفين العمل عن بعد لمدة يومين او ثلاثة ايام في الاسبوع وتطلب منهم القدوم الي المكتب في الايام المتبقية.

تقدم بعض اماكن العمل الهجينة مزايا العمل عن بعد وتطلب من الموظفين الحضور الي المكتب مرة واحدة في الاسبوع او حتي مرتين في الشهر.

"الاجتماع في المكتب حتي لو كان مرة واحدة في الاسبوع او مرة في الشهر يساعد الفرق علي التواصل ويحسن التعوون"، تقول مهييناز الباز، مديرة الابحاث والتحليل في شركة مصر للنفط والغاز.

الفرق بين الفرق الهجينة والفرق البعيدة: التشابهات والاختلافات

قبل ان نكشف افضل الممارسات لادارة الفرق الهجينة، دعونا نستكشف التشابهات والاختلافات بين الفرق ولهجينة والفرق البعيدة علي عدة مستويات.

موقع العمل: كل من العمل الهجيو والعمل عن بعد يتضمن العمل من المنزل (او اي موقع اخر). ولكن العمل عن بعد يعني انك تعمل بعيدا عن المكتب في جميع الاوقات. غالبا ما لا تمتلك الشركات التي تعمل عن بعد بشكل كامل مكاتب.
التفاعل وجها لوجه: يوفر العمل الهجين تفاعلات وجها لوجه اكثر حيث يذهب الموظفون الي المكتب علي الاقل مرة واحدة في الاسبوع. من ناحية اخري، لا يوجد تفاعل شخصي مع الاخرين في العمل عن بعد.
بخلاف التواصل عبر البريد الالكتروني او برامج مثل Slack او حتي WhatsApp او المكالمات الهاتفية العرضية، لا يوجد تفاعل وجها لوجه في بيئة العمل عن بعد. وهذا هو احد الاسباب الرئيسية لشعور العديد من العمال عن بعد بالعزلة او الوحدة او عدم الارتباط عندما يعملون عن بعد.
المرونة: العمل عن بعد يوفر اعلي مستوي من المرونة حيث يمكن للموظفين العاملين عن بعد العمل من اي مكان في العالم. من منازلهم، مساحات العمل المشتركة، الشاطئ، اي مكان.
في حين ان العمال الهجينين تقتصر مرونتهم علي عدد الايام التي يجب عليهم فيها زيارة المكتب. وهذا يعني انه قد يكون من الصعب عليهم السفر اثناء العمل.
التنقل: مع العمل عن بعد، لا يوجد تنقل. الا اذا كنت تعتبر المشي من غرفة النوم الي مكتبك المنزلي او غرفة المعيشة تنقلا.
من ناحية اخري، يجب علي الفرق الهجينة الانتقال بين العمل عن بعد والتنقل الي المكتب. يشمل ذلك الاستيقاظ مبكرا، ارتداء الملابس، تحضير الغداء، والقيادة الي المكتب، مما يضيع عدة ساعات في كل مرة.
التعاون: من اكبر فوائد العمل الهجين هو التعاون الاسهل حيث يلتقي اعضاء الفريق مرة واحدة علي الاقل في الاسبوع. يمكن للعمال الهجينين ببساطة التوجه الي احد اعضاء الفريق لمناقشة مسالة او تقديم طلب.
في حين ان التعاون يتطلب جهدا اكبر للعاملين عن بعد حيث يقتصر التواصل علي البريد الالكتروني، المنصات الرسائلية، واذا لزم الامر، المكالمة الهاتفية.
مجموعة المواهب: الشركات التي تقدم العمل الهجين محدودة بمجموعة المواهب المحلية. من ناحية اخري، يمكن للشركات التي توظف عمالا عن بعد الوصول الي مجموعة مواهب كبيرة تمتد عبر العالم كله.
يمكنهم استخدام مزودي خدمات "صاحب السجل" مثل Tawzef لادارة التوظيف والامتثال وكشوف الرواتب لموظفيهم الدوليين.
التركيز: العمل عن بعد يمكن ان يعني قلة الانحرافات مقارنة بالعمل في المكتب، حيث قد يكون لديك زملاء صاخبون.
وجد بحث من Hubstaff ان متوسط وقت التركيز للعمال عن بعد اعلي من نظرائهم العاملين في المكتب. في اسبوع عمل قياسي من خمسة ايام، بلغ متوسط وقت التركيز للموظفين العاملين عن بعد 22.75 ساعة في الاسبوع مقارنة ب 18.6 ساعة للعمال في المكتب.
نفقات الاعمال: توفر الشركات التي تعمل عن بعد بالكامل علي مجموعة من النفقات. من الايجار الشهري، المعدات المكتبية، نفقات الطعام والشراب، مقارنة بالشركات العاملة بالكامل في المكتب والهجينة.
ومع ذلك، يمكن للشركات التي تعمل عن بعد بالكامل شراء معدات لعمالها عن بعد او تعويضهم عن احضار اجهزتهم الخاصة مثل الحواسيب المحمولة.
الحدود: غالبا ما يتمتع العمال الهجينون بمزايا العمل من الساعة 9 الي 5، خاصة عندما يذهبون الي المكتب، مما يضمن حدود عمل افضل.
من ناحية اخري، بالنسبة للعاملين عن بعد، غالبا ما تتلاشي الحدود بين العمل والحياة المنزلية. خاصة ان العديد منهم يشعرون بان منازلهم هي امتداد لمكان عملهم. قد يؤدي ذلك الي عملهم لساعات اطول او في اوقات غير تقليدية، او كليهما.
احيانا يتوقع المديرون ان يعمل الموظفون العاملون من المنزل لفترات اطول مقارنة بنظرائهم في المكتب او الهجينين، فقط لانهم يتجنبون التنقل.

ومن المثير للاهتمام، وجدت ابحاث Accenture ان 83% من الموظفين يفضلون بيئة العمل الهجينة. ولكن بالرغم من ذلك، تستثمر المزيد من الشركات في اعدادات العمل الداخلية بالكامل.

افضل الممارسات لادارة الفرق الهجينة

اذا، كيف تدير فريقا هجينا بشكل فعال دون طمس حدود الواجبات والاحتياجات المنزلية؟

لنكتشف.

1. بناء الفريق امر لا بد منه

"بناء الفريق. بناء الفريق. بناء الفريق امر اساسي عند ادارة الفرق البعيدة والهجينة"، تؤكد مهييناز الباز، مديرة الابحاث والتحليل في شركة مصر للنفط والغاز.

"تحتاج الي تقديم انشطة بناء الفريق بانتظام"، تشرح الباز. تشمل امثلة الانشطة الفريقية الالعاب للتعرف علي بعضكم البعض، سيناريوهات الاعمال والعملاء، والنزهات الفريقية، وغيرها.

2. لا تفترض "ان نموذج واحد يناسب الجميع"

"واحدة من اكبر الاخطاء التي اراها الشركات ترتكبها هي افتراض ان 'حجم واحد يناسب الجميع' مع اماكن العمل الهجينة"، يقول وليد راشد، المؤسس والرئيس التنفيذي ل SIDEUP.

"كل شركة مختلفة. يجب ان يكون النموذج الهجين مخصصا لمؤسستك واحتياجاتها. لا يمكنك نسخ نموذج شركة اخري بنسبة 100%"، يوضح راشد.

مع فرق في مصر والمملكة العربية السعودية، كانت SIDEUP تختبر نموذج العمل الهجين وكيف يمكن للمديرين ادارة فرقهم الهجينة لتحقيق افضل النتائج للجميع.

"نحن دائما نختبر لنري اي جوانب من اماكن العمل الهجينة تعمل بشكل افضل لفرقنا"، يؤكد راشد.

بالنسبة للشركات الناشئة، لا يمكنك نسخ النموذج الهجين لشركة في مرحلة مختلفة عنك، يضيف.

3. احفظ جلسات العصف الذهني للمكتب

ليست كل الانشطة مناسبة للعمل عن بعد.

"بعض الانشطة يكون من الافضل اجراؤها في الجزء المكتبي من نموذج العمل الهجين"، تنصح نادين ابو العطا، الرئيس التنفيذي لشركة انخ لخدمات التكنولوجيا.

"اذا كان الفريق بحاجة الي جلسة عصف ذهني لمشروع ما او جلسة تفكير ابداعي، فمن الافضل تاجيلها حتي يجتمع الفريق في المكتب"، تضيف ابو العطا.

4. تاكد من وجود تواصل قوي

جزء من ادارة فريق ناجح، سواء كان داخليا بالكامل او عن بعد بالكامل او فريقا هجينيا، هو ان تكون متواصلا جيدا.

"يقلل العمل عن بعد والهجين من العلاقات بين اعضاء الفريق، لذا من المهم ضمان وجود تواصل قوي بين الموظفين وبين الاعضاء ومديرهم"، تلاحظ الباز.

"هذا مهم بشكل خاو اذا كان المدير يدير فرقا متعددة يكون عملها مترابطا او يتطلب التتابع في الاداء"، تقول.

يتفق كل من راشد وابو العطا علي اهمية تحسين التواصل الداخلي بين اعضاء الفريو والمديرين.

يوفر راشد مثالا حول جدولة جميع الاجتماعات الحالية والمستقبلية ليتمكن جميع الاعضاء من رؤيتها عبر تقويم مشترك مثل تقويم جوجل.

المحادثات الفردية بين اعضاء الفريق ومديريهم المباشرين مهمة ايضا للتعامل مع المواقف الصعبة، وادارة الجداول، او ببساطة للتعبير عن المخاوف والمشاكل.

5. انتقل بخطوات تدريجية

عند التحول من العمل الداخلي الكامل او العمل عن بعد بالكامل الي مكان عمل هجين، ينبغي ان يكون التحول تدريجيا.

"عند التحول الي العمل الهجين، يجب النظر اليه كعملية تدريجية خطوة بخطوة"، يقول الرئيس التنفيذي لشركة SIDEUP.

يوصي راشد بانه اذا كانت الشركة ترغب في استكشاف او تطبيق نموذج العمل الهجين، فعلي المديرين ان يسالوا مديري الشركات الاخري عن تجاربهم وتوصياتهم.

6. وضع التوقعات

لادارة فريق عن بعد او هجين بفعالية، تحتاج الي وضع توقعات لكل عضو في الفريق منذ البداية. يشمل ذلك تحديد مواعيد التسليم، ومتي يتم الابلاغ للمدير، والمهام وقوائم الاعمال... الخ.

يحتاج اعضاء الفريق الي معرفة ما يتوقعه المدير منهم ومتي يجب ان يقدموا تقاويرهم، بينما يحتاج المديرون الي توضيح متي سيتواصلون مع اعضاء الفريق.

من المهم عند وضع التوقعات تجنب التصرف كموير يتحكم في كل التفاصيل. هذه واحدة من اكبر المشكلات التي يواجهها المديرون عند ادارة الفرق البعيدة والهجينة.

يمكن ان تشمل التوقعات ايضا قواعد معينة تتعلق بالفريق، مثل عدم القدرة علي اخذ اجازات قبل المواعيد النهائية الكبري او في مواقف محددة.

7. بناء بيئة من الثقة

عندما تحدد توقعات واضحة، يمكنك بناء الثقة بين اعضاء فريقك وبين المدير وفريقه.

"حدد مهام واضحة وخطة واضحة. بهذه الطريقة يعرف المدير متي سيتم انجاز المهام، بينما يحصل الفريق علي مزايا ومرونة اضافية مقابل ذلك"، تشرح الباز.

8. راقب علامات الارهاق والتوتر

جزء من ان تكون مديرا ناجحا، سواء كان فريقك هجينا او عن بعد بالكامل، هو ان تسبق علامات الارهاق من العمل.

زيادة حجم العمل والتوتر الي جانب نقص التوازن بين الحياة والعمل هما من اهم مسببات الارهاق بين الموظفين. ينطبق هذا علي اعضاء فريقك وكذلك عليك كمدير.

للتغلب علي الارهاق، يجب ان تكون واعيا باي تغييرات في سلوك فريقك.

علي سبيل المثال، اذا كان احد الاعضاء كان في السابق كثير الحديث واصبح فجاة اقل تفاعلا او اقل اجتماعية. وبالمثل، اذا كان احدهم يبدا ايام عمله من المنزل بانتظام في وقت متاخر او اذا كانت اداؤه يتدهور. كل هذه يمكن ان تكون علامات علي الارهاق.

كمدير، من المهم التحدث الي فريقك ودعمه. ساعدهم في تنظيم اولوياتهم، وتحقق مما اذا كان شخص ما مثقلا بالاعباء اكثر من الاخرين وقم بتوزيع العمل وفقا لذلك، من بين افكار اخري.

اذا كان حجم العمل اكبر من طاقة فريقك، فقد يكون الوقت قد حان لاضافة عضو جديد او العثور علي متدرب لدعم الفريق خلال فترة الصيف او الشتاء.

9. الاولوية للمهام والاحتياجات

في ادارة الفرق الهجينة، جزء من دور المدير هو اعطاء الاولوية للمهام والاحتياجات والمواعيد النهائية للتسليم. يجب عليه فعل ذلك لكل عضو في الفريق والحفاظ علي التواصل مفتوحا خلال ساعات العمل.

هذا يساعد المديرين واعضاء الفريق علي حد سواء في ضمان سير العمل بسلاسة والالتزام بالمواعيد النهائية.

10. مراعاة اختلاف الشخصيات

قد يبدو الامر بديهيا، لكن احد الامور التي يتجاهلها المديرون في بعض الاحيان هو ان الناس يتصرفون بشكل مختلف. يظهر هذا بوضوح في بيئة العمل الهجينة والبعيدة حيث لا يري اعضاء الفريق بعضهم البعض شخصيا.

"فريقك ليس كله بنفس الشكل. كل فرد يدرك الامور بطريقة مختلفة، بناء علي خلفيته وظروفه النفسية والعاطفية، وتربيته... الخ. الفجوة تكون ضيقة عندما نكون من نفس الثقافة. تتسع الفجوة بشكل اكبر عندما نكون من ثقافات مختلفة"، تشرح ابو العطا.

11. انشاء احداث "للتواصل الاجتماعي"

من افضل الممارسات لادارة الفرق الهجينة هو تنظيم اجتماعات غير رسمية مثل جلسات شرب القهوة او الدردشة خلال استراحة قصيرة، او حتي الاجتماعات اليومية السريعة.

"الناس كائنات اجتماعية"، تلاحظ ابو العطا. "بغض النظر عن اخلاقيات العمل والالتزام، نحن نعمل بشكل افضل عندما نكون في نفس الغرفة. لهذا السبب لاحظت ان اكبر مشكلة هي عندما يعمل جزء من الفريق في بيئة هجينة، بينما يعمل جزء اخر عن بعد بالكامل. يتخلف الاخير. انه امر غير ملموس لا يمكن تقليده من خلال التوثيق التفصيلي"، تقول.

اذا، ماذا يمكن ان يفعل مدير الفريق الهجين للتغلب علي ذلك؟

"تاكد من تنظيم اجتماعات اجتماعية غير رسمية مثل وقت القهوة. انها تساعد"، تنصح ابو العطا.

ويتفق الرئيس التنفيذي لشركة SIDEUP مع اهمية وجود احداث "للتواصل الاجتماعي"، مشيرا الي انها فرصة لتعزيز التفاعل الاجتماعي بين الموظفين.

12. شرح اهمية الحضور في الشركة

غالبا ما ياخذ الموظفون الايام التي يقضونها في المكتب كامر مسلم به. كمدير، من واجبك ان تشرح لهم ان الايام التي يقضونها في المكتب ضرورية لهم.

التواجد في المكتب والتعاون مع الاخرين يعزز المهارات الشخصية والمهارات الناعمة المختلفة.

العمل مع الاخرين بشكل مباشر يمكن ان يقلل من الخوف من الاقتراب من الاخرين وبدء المحادثات. كما يعزز الثقة، التي غالبا ما تتضاءل مع العمل عن بعد، حيث يكون الاتصال المباشر محدودا.

"المكتب يبني ايضا مهارات القيادة"، يلاحظ راشد.

لذا، سواء ادرك فريقك ذلك ام لا، فانهم يستفيدون من الذهاب الي المكتب مرة او مرتين في الاسبوع.

ومع ذلك، من المهم كمدير ان تنسق ايام العمل في المكتب للفريق، تؤكد الباز.

اذا ذهب احد اعضاء الفريق الي المكتب ولم يحضر الاخرون، فان التفاعل الذي يحدث في المكتب لا يحقق الهدف ولا يحصل فريقك علي الفوائد التي من المفترض ان يحصل عليها من العمل في المكتب.

13. التحلي بالمرونة

"المرونة مهمة للعمال الهجينين والعاملين عن بعد"، تعلق الباز.

لسوء الحظ، يستخدم العديد من الموظفين المرونة والعمل عن بعد بطريقة سلبية، مما يضر بالثقة بين المدير والموظف.

لذلك توصي الباز بعدم التهاون مع المرونة في المراحل الاولي من ادارة الفريق الهجين.

14. تجنب تقسيم فريقك بين الهجين والعاملين عن بعد بالكامل

احد مزايا العمل في بيئة هجينة هو المرونة التي يتمتع بها المديرون واعضاء الفريق علي حد سواء.

بالنسبة للمديرين، تسمح بيئات العمل الهجينة لهم بتوظيف افراد مؤهلين قد لا يتمكنون من توظيفهم اذا كان المنصب يوطلب الحضور الكامل في المكتب.

تفضل الرئيسة التنفيذية لشركة انخ لخدمات التكنولوجيا دائما نموذج العمل الهجين لانه اتاح لها توظيف "كفاءات ممتازة". وبدون هذا النموذج، لم تكن قادرة علي توظيف هؤلاء الاشخاص بشكل دائم في المكتب.

احيانا يعيش الناس بعيدا عن مواقع المكاتب، او لديهم التزامات اسرية، او يدرسون للحصول علي درجات علمية مثل الدبلومات او الماجستير او الدكتوراه. مثل العمل عن بعد، يساعد النموذج الهجين الشركات في توظيف هؤلوء المرشحين مع منحهم المرونة التي يحتاجونها.

ومع ذلك، توصي ابو العطا المديرين بتجنب تقسيم فريقهم الي مجموعتين: هجينة وعاملة عن بعد بالكامل.

تقسيم اعضاء الفريق سيقلل من ارتباطهم ببعضهم البعض وقدرتهم علي التعاون.

15. اشراك اعضاء الفريق

ارتباط الموظفين هو مفهوم تم التركيز عليه خلال السنوات القليلة الماضية.

"ارتباط الموظفين يبني الروابط العاطفية والعقلية بين الموظفين والمنظمة التي يعملون بها."

تعرف Gallup ارتباط الموظفين بانه "مستوي مشاركة وحماسة الموظفين تجاه عملهم وبيئة العمل."

في البيئات البعيدة والهجينة، يساهم ارتباط الموظفين في تعزيز شعورهم بالتمكين والبقاء في وظائفهم لفترات اطول.

يتفق راشد، والباز، وابو العطا جميعا علي اهمية ارتباط الموظفين بالفرق الهجينة.

"المسؤولية تقع علي عاتق المدير لمحاولة اشراك الفريق وخلق مجتمع في الجانب الافتراضي لادارة الفريق الهجين. يمكن القيام بذلك من خلال مناقشات افتراضية للحفاظ علي بيئة عمل ودية ودعم اعضاء الفريق"، تعلق ابو العطا.

"بناء الفريق وارتباط الموظفين يسيران جنبا الي جنب"، تضيف الباز.

في الوقت نفسه، يشير راشد الي الاحداث التي تقام داخل المكتب مثل فعاليات الترحيب بالشركة، او تنظيم افطار او غداء جماعي، وغيرها من الانشطة الشخصية التي تعد فرصا مهمة لتعزيز ارتباط الفرق الهجينة.

"لا يجب ان يفوت اعضاء الفريق هذه الاحداث"، يقول راشد.

الخاتمة

ادارة فريق هجين، او عدة فرق هجينة، قد تكون مرهقة في البداية. لكن الاخذ بالنصائح والتعلم من اخطاء الاخرين يمكن ان يسرع عملية التحول الي العمل الهجين لشركتك.

علاوة علي ذلك، فان اتباع افضل الممارسات المذكورة اعلاه لادارة الفرق الهجينة سيساعدك علي تجنب العديد من العقبات وتقليل الوقت الضائع في ارتكاب الاخطاء الخاصة بك.

من المهم ايضا تدريب المديرين وقادة الفرق علي كيفية ادارة فرقهم في بيئة هجينة. كما يجب علي فريق الموارد البشرية لديك ان يكون علي دراية بكيفية عمل الفرق الهجينة بحيث يتمكن كل من الموارد البشرية والمديرين المباشرين من تتبع التقدم بشكل مناسب.

يوصي الرئيس التنفيذي لشركة SIDEUP باستخدام نظام تتبع ومؤشرات اداء رئيسية (KPIs) للمديرين واعضاء الفريق للحفاظ علي الاداء القوي.

واخيرا، لا تنس اهمية اشراك فرقك الهجينة. يمكنك تنظيم احداث داخل الشركة مثل افطار الشركة بالكامل او قيام كل مدير بتنظيم افطار خاص لفريقه.

ان انشاء بيئة عمل صحية للفرق الهجينة لا يساعد فقط في الحفاظ علي الموظفين لفترات اطول، بل يحسن ثقافة الشركة وعلامتك التجارية كصاحب عمل.

15 نصيحة من الخبراء وأفضل الممارسات لإدارة الفرق الهجينة