11 نصيحة لتحسين انتاجية فريقك | مدونة توظيف

ادارة فريقك والانشطة اليومية للاعمال هي الطريقة للحفاظ علي سير العمل. ولكن ماذا لو اصبح فريق او اكثر من فرقك اقل انتاجية؟

ستتاثر عملياتك اليومية. واي عمليات اخري او احتياجات العمل التي تعتمد علي هذا الفريق او الموظفين الذين لا يكونون منتجين ستتاثر ايضا.

في بيئة العمل السريعة والمزدحمة والمستمرة في يومنا هذا، يجب ان توخذ في الاعتبار الصحة النفسية لموظفيك وفرقك، والتي تؤثر بشدة علي الانتاجية.

في هذه المقالة، سنعرف ما تعنيه الانتاجية، نستكشف طرقا لتحسين انتاجية الفريق، ونري كيف يمكن للموارد البشرية ان تسهم في ذلك. سنسلط الضوء ايضا علي مختلف الادوات التي قد تجدها مفيدة لزيادة انتاجية الفريق.

ما معني الانتاجية؟

اولا، لنحدد ما تعنيه "الانتاجية" في مكان العمل.

الانتاجية هي مقياس لكيفية اتمام الشخص، او في هذه الحالة الموظف، لمهمة بكفاءة. لا تتعلق الانتاجية فقط باتمام المهام، بل تركز علي كيفية اتمام المهام "بكفاءة."

تعرف SimpliLearn الانتاجية بانها "معدل انتاج الشركة او الدولة للسلع والخدمات (الناتج)، ويتم الحكم عليها عادة بناء علي كمية المدخلات (العمالة، راس المال، الطاقة، او الموارد الاخري) المستخدمة لتقديم تلك السلع والخدمات."

اكمال المهام بكثير من الاخطاء لا يعني ان هذا الشخص كان منتجا. في الواقع، النتيجة ستتطلب المزيد من العمل لتصحيحها وتعديلها مقارنة بما اذا اخذ هذا الشخص وقتا اطول لانجاز العمل.

بمعني اخر، الانتاجية في مكان العمل تتعلق بكمية العمل التي يمكن لك ولفريقك اكمالها في فترة زمنية معينة.

تختلف الانتاجية من فريق لاخر ومن دور لاخر.

علي سبيل المثال، قد تعني الانتاجية لموظف المبيعات او شريك الشراكات عدد المكالمات الجديدة والمتابعة التي تم اجراؤها في يوم واحد.

اما لموظف التسويق، وقد تعني الانتاجية عدد العملاء المحتملين الجدد الذين تم توليدهم من خلال الاعلانات.

لماذا تهم انتاجية الفريق؟

الحفاظ علي انتاجية فريقك يعني انك لن تزيد فقط من ناتجك او منتجاتك، بل ستخلق ايضا مصادر جديدة للدخل.

بالنسبة للموظفين، يمكن ان تعني الانتاجية القدرة علي انهاء المزيد من العمل في وقت اقل والعودة الي المنزل مبكرا. او قد تعني المزيد من الوقت الذي يمكنهم قضاؤه مع عائلاتهم.

اليك اسباب اخري تجعل الفرق تحاول ان تكون منتجة في العمل:

تحقيق التوازن بين الحياة العملية والشخصية
الاستمتاع بوقت شخصي او حر
الاستفادة بشكل اكبر من الموارد المتاحة
خفض تكاليف الانتاج
تقليل التكاليف العامة
تقليل العمل الاضافي
زيادة ايرادات وارباح الشركة

كيف تحسن انتاجية الفريق؟

لنلق نظرة علي طرق لتحسين انتاجية واداء الفريق.

1. حدد معني الانتاجية لفريقك

الخطوة الاولي لتحسين انتاجية فريقك هي تحديد ما تعنيه الانتاجية لفريقك. كما ذكرنا، لكل فريق ولكل دور تعريف مختلف للانتاجية.

بالنسبة لفريق المبيعات، قد تعني الانتاجية المتابعة مع العملاء المحتملين لمعرفة سبب عدم تقدمهم في مسار المبيعات.

بالنسبة للموارد البشرية، قد تعني الانتاجية البحث عن افضل الحوافز لتقديمها في برنامج المكافات والتقدير للموظفين.

2. حدد اهدافا واضحة لفريقك

الخطوة التالية هي تحديد اهداف واضحة لفريقك بالكامل. اذا كان ذلك ممكنا، يمكنك ايضا تحديد اهداف فردية لكل عضو في الفريق.

يمكن ان تكون اهدافك اسبوعية او شهرية او ربع سنوية او سنوية. اذا كنت مسؤولا عن وضع استراتيجية فريقك، فمن الافضل وضع اهداف قصيرة وطويلة المدي، وتوضيح الفروقات بينها وكيفية تحقيقها.

3. قسم المشاريع الكبيرة

سواء كنت فريقا او فردا، لكي تكون منتجا، تحتاج الي تقسيم المشاريع الكبيرة الي مهام اصغر.

يسمح لك هذا بانشاء خطة لنفسك او لفريقك، وتحديد التسليمات، والبدء في تحديد المهام التي تم انجازها.

4. حدد الاولويات

الي جانب تحديد الاهداف، يجب عليك ايضا تحديد الاولويات. لا يمكن او يجب ان تكون كل شيء "عاجلا."

صحيح اننا نعيش في بيئة عمل سريعة، ولكن اذا تم اعتبار كل شيء "عاجلا"، ستكون النتيجة عكس الانتاجية تماما. سيعاني الموظفون من الارهاق، وستنخفض انتاجية فريقك ومستوي الجودة. وقد تواجه ايضا ارتفاعا في معدل دوران الموظفين.

5. حدد المواعيد النهائية (اذا كان ذلك ممكنا)

اعتمادا علي الاهداف التي حددتها والادوار التي تديرها، يمكنك تحديد المواعيد النهائية او تواريخ التسليم المؤقتة.

ومع ذلك، من المهم ان تكون مواعودك النهائية واقعية، مع تجنب طريقة "نحتاج هذا بالامس!".

6. قدم ملاحظات

لضمان بقاء فريقك منتجا، تحتاج الي تقديم ملاحظات حول ادائهم.

هل اكملوا المهام التي كلفتهم بها؟ هل كانت النتائج ذات جودة ممتازة، مقبولة، ام منخفضة؟ كيف يمكن لاعضاء فريقك الاداء بشكل افضل؟ كيف يمكنك تحسين عملهم (اذا لزم الامر)؟

7. شجع التعاون

كقائد فريق او مدير، يجب عليك دائما تشجيع التعاون بين اعضاء فريقك. يمكنك ايضا تشجيعهم علي التعاون مع فرق او اقسام اخري، اذا كان ذلك ممكنا.

8. خلق بيئة عمل ايجابية

كمدير، تقع علي عاتقك مسؤولية خلق بيئة عمل ايجابية وتعاونية لفريقك او فرقك. بيئة العمل الايجابية تحسن من استبقاء الموظفين وتقليل تكاليف دوران العمل.

9. توفير الادوات او المعدات

غالبا ما يكافح الفرق ليكونوا منتجين بسبب البيروقراطية ونقص الادوات. سواء كنت مديرا او قائد فريق او مسؤولا عن الموارد البشرية، ساعد الفرق في شركتك من خلال البحث عن الادوات او المعدات التي يمكن ان تسرع بعض المهام وتسمح للموظفين بالتركيز علي المهام المهمة.

علي سبيل المثال، اذا كانت المهام تتضمن الكثير من الاعمال الورقية، ابحث عن طرق لتسجيل المعلومات عبر الانترنت بحيث يمكن لاعضاء الفريق التعاون عبر الانترنت وتقليل الوقت الذي يقضونه في الاعمال الورقية.

مجموعة ادوات جوجل مثل "Sheets"، و"Docs"، و"PowerPoint" تساعد الفرق علي التعاون معا، مع حفظ كل شيء. وهي ايضا مجانية.

10. قدم حوافز للموظفين

غالبا ما يكون الموظفون اكثر انتاجية عندما يتم تحفيزهم. يمكنك تحفيز فريقك من خلال تقديم مكافات لهم، او المزيد من الوقت الاضافي، او السماح لهم بالمغادرة مبكرا، او تقديم شيء اخر.

اذا كانت شركتك تقدم برنامج مكافات للموظفين، فتعاون مع فريق الموارد البشرية حول ايجاد طرق لتحفيز الموظفين من خلال البرنامج.

11. فكر في الجداول الزمنية المرنة

قد لا يكون هذا ممكنا لجميع الفرق والادوار. ومع ذلك، اذا كان بامكانك توفير جداول زمنية مرنة لاعضاء الفريق، فمن المرجح ان يكونوا اكثر انتاجية لانهم لا يقلقون بشان الالتزام بجدول عمل من 9 الي 5.

ومع ذلك، من المهم التاكد من ان اعضاء فريقك لا يعانون من الارهاق بسبب الجداول المرنة. غالبا ما تقدم الشركات جداول زمنية مرنة فقط لجعل الموظفين يعملون في ساعات غير عادية من اليوم - والليل.

ادوات تحسين انتاجية الفريق التي يجب مراعاتها

الي جانب النصائح المذكورة اعلاه، اليك بعض ادوات تحسين انتاجية الفريق التي يمكن ان تساعدك انت وفريقك.

1. برامج ادارة المشاريع

احدي الادوات البرمجية الاكثر استخداما لتحسين انتاجية الفريق هي برامج ادارة المشاريع. تساعد هذه الادوات الموظفين والفرق علي تقسيم مشاريعهم الي مهام اصغر يمكن تحقيقها لتحسين الانتاجية.

تشمل ادوات ادارة المشاريع الشهيرة: Asana، ClickUp، Notion، Trello، Nifty، Todoist، Monday.com وغيرها.

تختلف هذه الادوات في الطريقة التي يمكن ان تدير بها الفرق مشاريعها.

علي سبيل المثال، تعتمد ادوات مثل Asana وTrello وNifty علي انشاء مهام وتوزيعها علي اعضاء الفريق. بينما تميل الفرق التقنية غالبا الي استخدام Notion بسبب العديد من لوحات المعلومات التي يحتوي عليها.

2. ادوات التشغيل الالي للتسويق

بالنسبة لفرق التسويق، هناك العديد من ادوات اتمتة التسويق للاختيار منها. هناك عدة انواع من اتمتة التسويق وبالتالي ادوات مختلفة.

تشمل هذه الادوات:

برامج التسويق عبر البريد الالكتروني مثل HubSpot وMailchimp وGetResponse وغيرها.
ادوات التسويق عبر وسائل ولتواصل الاجتماعي مثل Buffer وHubSpot وSprout Social وEmplifi (المعروفة سابقا باسم Social Bakers) وغيرها.
برامج ولاء العملاء مثل Gameball وComo وSmile.io وغيرها.
ادوات اتمتة التسويق عبر الرسائل النصية مثل Converted.in وserVme (للماكولات والمشروبات فقط) وSimpleTexting وTextMagic وغيرها.

3. برامج تتبع الوقت

رغم ان عددا قليلا من الموظفين قد يفضلون برامج تتبع الوقت، الا انها يمكن ان تكون اداة انتاجية لبعض الفرق والمهام.

تستخدم الشركات ادوات تتبع الوقت لمراقبة الموظفين والمهام التي يقومون بها لقياس انتاجيتهم.

ومع ذلك، من المهم تحديد ما تعنيه الانتاجية باستخدام هذه الادوات.

هل يتعلق الامر ببساطة بمراقبة ما اذا كان الموظف قد اكمل 8 ساعات من العمل؟ ام يتضمن النظر في عدد المنتجات التي تم تسليمها يوميا مقارنة بمتوسط محدد مسبقا؟

تستخدم العديد من الشركات ادوات تتبع الوقت للموظفين الذين يعملون من المنزل.

تشمل شركات برامج تتبع الوقت: Time Doctor وTimeular وغيرها.

4. برامج انشاء المحتوي

تظهر العديد من انواع برامج انشاء المحتوي تقريبا كل يوم. دعونا لا ننسي Chat-GPT، رغم انه اداة محادثة وليس كاتبا.

تشمل برامج انشاء المحتوي: SEMRush وCopy.ai وJasper وغيرها. هناك ادوات جديدة لانشاء المحتوي بالذكاء الاصطناعي تظهر كل يوم تقريبا.

لدي Google Docs ايضا ذكاء اصطناعي خاص به يسمح لك بانشاء مسودة يمكن تعديلها لاحقا.

5. برامج تحرير المحتوي

الي جانب برامج انشاء المحتوو، تساعد برامج تحرير المحتوي في مراجعة القواعد اللغوية والحفاظ علي نغمة الصوت وغيرها من الفوائد.

في الاونة الاخيرة، اضافت العديد من ادوات تحرير المحتوي ميزات لانشاء المحتوي.

ادوات تحرير المحتوي الاكثر شيوعا هي Grammarly وProWritingAid، ولكن هناك ادوات اخري.

6. برامج ادارة الفريق

الي جانب ادارة المشاريع، قد تحتاج الي برامج ادارة الفريق مثل Slack.

علي سبيل المثال، يعد Slack منصة رسائل واداة تعاون للفريق. يدمج Slack مع العديد من الادوات مثل Canva، مما يسمح للفرق بالتعاون وزيادة الانتاجية.

7. برامج الموارد البشرية

بسبب اختلاف ادوار الموارد البشرية، هناك انواع وفئات مختلفة من برامج الموارد البشرية. احدي الادوات الشهيرة هي نظام ادارة الموارد البشرية (HRMS)، الذي يعرض الحضور، الملفات الشخصية للموظفين، حالات الاجازة، والمزيد.

لا يقوم HRMS فقط بتسجيل حضور الموظفين، بل يوفر ايضا الوقت لمتخصصي الموارد البشرية والرواتب عند ادارة الرواتب في نهاية كل شهر.

يقدم Monday.com اداة موارد بشرية تسمي Monday.com HR. وتشمل ادوات انتاجية الموارد البشرية الاخري Paycor للخدمات الرواتب، وRippling لاتمتة سير العمل، وZenefits لادارة المستقلين وغيرها. (المصدر: Forbes Advisor)

كيف يمكن للموارد البشرية المساعدة في تحسين انتاجية الفريق

سواء كنت قائد فريق او مديرا، يمكنك العمل علي تحسين انتاجية فريقك. علاوة علي ذلك، يمكنك اللجوء الي قسم الموارد البشرية للحصول علي المساعدة والارشاد.

في بعض الاحيان، لا يكون الموظفون، بما في ذلك المديرين، علي دراية بالمزايا المتاحة في الشركة التي يمكن ان تساعد الموظفين في الحفاظ علي انتاجيتهم.

التوجه الي الموارد البشرية بمشكلات الانتاجية والتحديات يمنحهم فكرة عن المشاكل داخل الفرق المختلفة.

يعملون علي حل تلك المشاكل من خلال تزويدك بالادوات المتاحة في الشركة او التوصية بادوات بديلة.

يمكن للموارد البشرية ايضا التحدث الي الادارة العليا نيابة عنك حول اهمية تحسين انتاجية الفرق والموظفين والشركة وكيف يترجم ذلك الي المزيد من الايرادات والدخل.

الخاتمة

فهم ما يعيق فريقك وما يدفعه الي الامام امر اساسي في خلق بيئة تعزز التعاون وتساعد الفرق والموظفين علي ان يكونوا منتجين.

لهذو السبب نؤكد باستمرار علي اهمية تحديد ما تعنيه الانتاجية لك ولفريقك.

وذلك لانك تريد زيادة انتاجية فريقك دون التضحية بجودة الخدمة التي تقدمها.

والا، فان زيادة الانتاج مع خسارة الجودة تعني ان العملاء سيتركون عملك ويتوجهون الي منافسيك.

مزيد من القراءة:

كيفية تحسين إنتاجية فريقك: 11 نصيحة يجب اتباعها