كيفية إدارة فرق متعددة: اتبع هذه النصائح الثمانية

ادارة فريق تاتي بمزاياها وتحدياتها. ولكن ادارة فرق متعددة هي امر مختلف تماما، خاصة اذا كانت فرقك منتشرة في عدة مواقع.

تعتمد الادارة الناجحة بشكل رئيسي علي تتبع فرقك المختلفة واعضائها دون التدخل في كل التفاصيل الصغيرة. قدرتك علي التفويض بشكل فعال ومهارات ادارة الوقت تلعب دورا كبيرا في تحديد ما اذا كنت قائدا ناجحا وم لا.

تابع القراءة لتتعرف علي كيفية ادارة فرق متعددة بشكل فعال، سواء كنتم جميعا في موقع واحد او منتشرين عبر الجغرافيا.

 تحديات ادارة فرق متعددة

يلعب المديرون دورا كبيرا في نجاح او فشل فرقهم. الطريقة التي يدير بها المديرون فرقهم يمكن ان تكون السبب في ان يشعر الموظفون بالولاء للشركة او يرغبون في الانتقال للبحث عن فرصة اخري.

يساهم المديرون في الاحتفاظ بالموظفين، ورفع مستوي التفاعل، والولاء، والنمو المهني، وكذلك التطور الشخصي والمهني.

اليك بعض ابرز التحديات التي يواجهها المديرون:

1- القيادة مقابل التدخل التفصيلي: ولاسف، العديد من المديرين الجدد يواجهون مشكلة في التدخل التفصيلي. في محاولة منهم للادارة الجيدة، يقعون في فخ التدخل في كل صغيرة، مما يضر بالانتاجية والمعنويات والاداء العام.
 

2-عدم القدرة علي التفويض: من اكبر التحديات التي يواجهها المديرون هو تعلم كيفية تفويض المهام لاعضاء الفريق الاخرين. في كثير من الاحيان يكون المديرون محملين بالكثير من المهام، وعجزهم عن التفويض يؤدي الي الارهاق، مما يضر بادائهم وقدرتهم علي القيادة.
 

3-السعي نحو الكمال: القول الشهير لرئيس الوزراء البريطاني السابق ونستون تشرشل "الكمالية هي عدو التقدم" ينطبق علي الادارة. المديرون الذين يسعون نحو الكماو لا يتسببون فقط في صداع طويل الامد، بل انهم غير محتمل ان ينجزوا الامور.

 بالاضافة الي التحديات المذكورة في ادارة الفريق، فان ادارة فرق متعددة تاتي مع مجموعة اخري من العقباتو منها:

• ضعف ادارة الفرق البعيدة او التي تعمل عن بعد.

مع توجه العديد من الشوكوت للعمل الهجين او العمل عن بعد بالكامل، اصبحت الاشراف اصعب. من الاسهل ادارة وتتبع الفرق عندما تكون جميعها في نفس المكتب او المبني.

ولكن عندما لا يمكنك رؤية فريقك وجها لوجه، غالبا ما ينتهي الامر بالمديرين بمحاولة القيام بالكثير من الاشياء والتدخل التفصيلي مع فرقهم البعيدة. بدلا من ذلك، عليهم تمكين فرقهم وتزويدهم بالادوات اللازمة لاداء وظائفهم اينما كانوا.

•  ضعف التواصل

واحدة من المشاكل التي تواجه ادارة فرق متعددة هي الحفاظ علي كفاءة الاتصال الداخلي. علي عكس الاجتماعات المكتبية التي يمكنك في بعض الاحيان عقدها بشكل غير رسمي، ادارة فرق متعددة لا تاتي مع هذه الرفاهية. تتضاعف هذه المشكلة عند ادارة فرق متعددة تعمل عن بعد او في بيئة هجينة.

• تحديات الفروق الجغرافية والزمنية  

احد اكبر التحديات في ادارة فرق متعددة، خاصة مع توسع شركتك الي مناطق جغرافية جديدة، هو الموقع والفروق الزمنية. غالبا ما يواجه المديرون صعوبة في تتبع الفرق التي تقع في مكاتب بعيدة او في مناطق زمنية مختلفة. هذا امر مفهوم، لكنه جزء من دور المدير او المدير التنفيذي للاشراف علي فرقهم المختلفة بغض النظر عن مكان وجودهم.

• انخفاض التعاون  

تنجح الفرق عندما تتعاون لانجاز المهام والمشاريع. ومع ذلك، عندما يطلب من المديرين ادارة فرق متعددة، قد يتضرر التعاون.

 المهارات المطلوبة لادارة فرق متعددة

لنكن صريحين. ليس كل المديرين لديهم القدرة او المهارات اللازمة لادارة فرق متعددة. ادارة فرق متعددة، سواء كانت في نفس المبني او البلد، او عبر الجغرافيا، ليست بالامر السهل. تحتاج الي مهارات ناعمة مثل القدرة علي التكيف والمرونة.

لادارة فرق متعددة بشكل فعال، يحتاج المديرون الي:

- ان يكونوا متواصلين بشكل فعال.
- ان يكونوا قادة او يتعلموا كيفية القيادة.
- تعلم كيفية ومتي التفويض.
- معرفة متي يكون المرونة مهمة ومتي يجب التشدد.
- الالمام بوظائف ومتطلبات كل عضو من اعضاء الفريق.
- معرفة متي يؤثر موظف سلبا علي باقي الفريق.
- معرفة كيفية دعم اعضاء الفريق لزيادة الانتاجية الفردية والجماعية.
- الوقوف الي جانب فرقهم خلال المراجعات السنوية ونصف السنوية للاداء.
- اتخاذ القرارات وحل المشكلات.
- ان يكونوا منفتحين علي الافكار ويعززوا التعاون.
- معرفة كيفية اشراك الموظفين والفرق سواء وانت فرقا تعمل في الموقع او عن بعد.

نصائح لادارة فرق متعددة بشكل فعال

الان، دعنا نلقي نظرة علي كيفية ادارة المديرين والاشراف علي فرق متعددة.

بعض النصائح التالية ستنطبق علي الفرق التي تقع في نفس المدينة او البلد، في حين ان البعض الاخر سيطبق علي الفرق الداخلية والبعيدة او التي تعمل عن بعد.

1) تحديد مؤشرات الاداء الرئيسية لكل فريق

كل فريق يحتاج الي ان يكون لديه مؤشرات اداء رئيسية فريدة (KPIs). كمدير، تحتاج الي توضيح لكل فريق ما هو متوقع منهم، وكيفية تلبية تلك التوقعات، وما سيحدث اذا لم يتم الوفاء بتلك التوقعات.

كمدير، عليك اظهار القوة ولكن تقديم المرونة عند الحاجة. من السهل تحديد مؤشرات الاداء التي تتضح فيما بعد انها طموحة للغاية او صعبة التنفيذ. وبالمثل، بالنسبة لبعض الادوار، مثل المبيعات والتسويق، قد تكون النتائج موسمية. قد يتفوق فريقك في تحقيق اهدافه في بعض الاشهر، لكنه قد يقصر في شهور اخري بسبب الركود الموسمي او العطل الطويلة.

تحديد مؤشرات الاداء سيساعدك في تحديد الانماط والموسمية وكيفية التصرف بناء عليها.

من المهم ان توضح مؤشرات الاداء لكل عضو في الفريق بشكل فردي وان تشرح شكل مؤشرات الاداء للفريق باكمله. يجب عليك ايضا الجلوس مع الموظفين الجدد لتوضيح شكل مؤشرات الاداء الخاصة بهم.

2)تحديد الاهداف لكل فريق

الي جانب تحديد مؤشرات الاداء لكل عضو وفريق، يجب عليك ايضا تحديد الاهداف او النتائج المتوقعة لكل موظف.

تحديد الاهداف والنتائج الرئيسية (OKRs) لكل فرد وفريق يساعد فرقك علي تحديد اولويات المهام والتسليمات الخاصة بهم. يساعدهم ذلك علي ان يصبحوا اكثر انتاجية والتركيز علي المشاريع ذات الايرادات العالية او المهمة بسهولة.

3) ضمان التواصل المستمر والملائم

كما ذكرنا، الاتصال هو احد التحديات الرئيسية لادارة فرق متعددة. اغتنم الفرصة لمراجعة ادوات الاتصال وادارة المشاريع التي تدعم ادارة فرق متعددة.

اذا كانت فرقك بحاجة الي التعاون، تاكد من انك توفر لهم المساحة اللازمة لذلك.

علي سبيل المثال، تستخدم العديد من الشركات والفرق "Slack" ليس فقط للاتصال الداخلي ولكن لعقد الاجتماعات السريعة، وادارة المحادثات، ومشاركة الملفات، وغيرها.

4)امتلاك الذكاء العاطفي

الذكاء العاطفي هو القدرة علي التحكم في وفهم مشاعرك ومشاعر الاخرين. المديرون والقادة الفعالون هم اولئك الذين يمتلكون مستوي عال من الذكاء العاطفي.

الشخص الذي يتمتع بالذكاء العاطفي هو "شخص لديه احساس قوي بالوعي الذاتي، والتعاطف، ومهارات اجتماعية اخري [...] والذي يمكنه تحفيز الاخرين والتاثير عليهم."

5) امتلاك مهارات تنظيمية قوية

يتعين علي المديرين ادارة ومراجعة الميزانيات. هذا اكثر من ذلك بالنسبة للمديرين الذين يديرون فرقا متعددة.

يحتاجون الي فهم وادارة جداول المشاريع، ومتابعة العملاء (حسب الدور)، وتتبع التوظيف الداخلي، وغير ذلك.

بالتالي، يجب ان يمتلكوا مهارات تنظيمية قوية ومهارات ادارة الاشخاص.

6) معرفة متي تجتمع ومتي تتجنب الاجتماعات 

الاجتماعات اصبحت الظاهرة المزعجة الجديدة في الشركات. غالبا ما يهدر المديرون والموظفون ساعات في المكالمات والاجتماعات وجها لوجه.

مع نمو شركتك وزيادة عبء العمل الخاص بك وادارة فرق متعددة سواء في مبني واحد او عبر الجغرافيا، يجب ان تفكر في متي تجتمع ومتي تتجنب الاجتماعات.

المقولة القائلة بانه اذا كان بامكانك قول ما تريد في رسالة بريد الكتروني بدلا من عقد اجتماع هي نصيحة رائعة. انها توفر الوقت والجهد والمال لجميع الاطراف المعنية.

هذا لا يعني ان جميع الاجتماعات غير مجدية. ولكن البعض منها كذلك.

المديرون وحبون اظهار انهم مشغولون واشخاص مهمون - وهو ما هم عليه - من خلال الانضمام الي عدد لا نهاية له من الاجتماعات. اذا كان يمكن ان تكون رسالة بريد الكتروني سريعة او رسالة "Slack"، فافعل ذلك.

كمدير، من المهم ايضا ان تعرف من الذي يجب دعوته الي كل اجتماع. جعل فريق يجتمع فقط لمناقشة موقف او متطلب لعضو واحد هو اهدار للوقت لبقية اعضاء الفريق.

7)اجراء اجتماعات منتظمة فردية

علي الرغم من ان جميع الاجتماعات لا تحتاج الي ان تكون وجها لوجه او عبر Zoom، عندما تدير

فرقا متعددة عبر عدة مواقع، من المهم الحفاظ علي الاتصال من خلال الاجتماعات الفردية.

تم تصميم هذه الاجتماعات للحفاظ علي انتاجية اعضاء الفريق، ومناقشة مشاكلهم واهتماماتهم، والمشاريع الحالية وما الي ذلك.

يمكن عقد هذه الاجتماعات اسبوعيا او شهريا ولا ينبغي ان تستمر اكثر من 30 دقيقة الي ساعة.

8) معرفة كيفية ومتي التفويض

تفويض المهام هو احدي اهم المهارات التي يمكن ان يتعلمها او يمتلكها المدير. كمدير، يجب ان تعرف ما الذي يمكن تفويضه ولمن.

التفويض يتطلب معرفة من هو افضل شخص لاداء مهمة معينة. ومع ذلك، يتطلب ايضا تزويد الموظفين بالمهارات او الموارد اللازمة لتولي هذه المهام.

قد تكون مهمة بسيطة تفوضها الي احد المبتدئين في احد فرقك او مهمة تتطلب اتخاذ قرارات فورية يمكنك تفويضها الي مدير تنفيذي كبير او قائد فريق.

علي سبيل المثال، اذا كنت مدير تسويق، يمكنك تفويض الموافقات السريعة علي التصاميم الي مدير وسائل التواصل الاجتماعي الخاص بك او متخصص التسويق الوقمي الكبير. القيام بذلك لا يمكنهم فقط، بل يبني ايضا مهارات اتخاذ القرار لديهم والمهارات الناعمة الاخري ويساعدهم علي النمو.

وبالمثل، اذا كنت مديرا للموارد البشرية، يجب عليك تفويض فحص السيرة الذاتية، والمقابلات الهاتفية الاولية، وغيرها من المهام في عملية التوظيف الي اعضاء فريقك.

 قراءات اضافية:

- كيفية انشاء برنامج مكافات وتقدير الموظفين  
- كيف تستخدم الشركات الذكاء الاصطناعي في عملية التوظيف؟  
- كيف يمكن للتكنولوجيا زيادة الانتاجية في مكان العمل؟  
- ما تحتاج لمعرفته حول برامج التدريب والتطوير للموظفين  
- مراجعة اداء الفريق: كيفية تقييم الفرق [دليل سريع]  
- كيفية اجراء تقييم اداء المبيعات [دليل]