دليل الموظفين: 11 سياسة أساسية للموارد البشرية للموظفين
هل ما زالت الشركات بحاجة الي انشاء سياسات الموارد البشرية لموظفيها؟ هل هذا ضروري حقا؟
الاجابة علي كلا السؤالين هي نعم بالتاكيد!
تعد سياسات الموارد البشرية ضرورية للاعمال التجارية. لكنها بحاجة الي ان تكون مرنة. تحتاج الشركات الي تحديث قائمة سياسات واجراءات الموارد البشرية بانتظام لتلبية احتياجات الشركة والتغيرات في السوق.
اذا، كيف تقوم بانشاء سياسات الموارد البشرية لموظفي شركتك؟
تابع القراءة لمعرفة المزيد.
سياسات الموارد البشرية للموظفين: ما هي وما ليست كذلك
سياسات الموارد البشرية هي ارشادات مصممة لتحديد ما يمكن ان يتوقعه الموظفون من الشركة وما يمكن ان تتوقعه الشركة من موظفيها.
تضمن سياسات وقواعد ولوائح الموارد البشرية في شركتك ان يجد الموظفون والمديرون طرقا لحل النزاعات. كما تشمل متي يتم اتخاذ اجراءات تاديبية مثل تعليق موظف او فصله او حتي الابلاغ عنه للشرطة.
ليست سياسات الموارد البشرية حدثا يحدث مرة واحدة يجب علي الشركة القيام به عندما تبدا عملياتها ثم تنساه. علاوة علي ذلك، ستختلف سياسات الموارد البشرية لكل شركة بناء علي موقعها واحتياجاتها ولوائح العمل وغيرها.
يجب علي كل شركة مراجعة وتحديث سياسات الموارد البشرية الخاصة بها بانتظام. هذا لا يضمن فقط ان السياسات ليست قديمة، ولكنه يضمن ايضا تلبية احتياجات العمل الحالية.
يجب ان يحصل موظفوك الجدد علي نسخة من دليل الموظفين الخاص بك او سياسات الموارد البشرية. علاوة علي ذلك، كلما قمت بتحديث سياسات الموارد البشرية، يجب ان ترسل نسخة الي الموظفين الحاليين والجدد.
كيفية انشاء سياسات وقواعد ولوائح الموارد البشرية الخاصة بك
كل شركة مختلفة. لذلك، الذهاب عبر الانترنت والحصول علي اول نتيجة ل 'دليل سياسات الموارد البشرية' ليس فكرة جيدة. بالتاكيد، بعض السياسات ستتناسب معك، ولكن من المحتمل ان ينتهي بك الامر بدليل طويل لا يتناسب مع شركتك او موظفيك او البلد الذي تعمل فيه.
في الاقسام التالية، سنوضح لك كيفية انشاء قائمة سياسات واجراءات الموارد البشرية للموظفين وكيفية تكييفها مع احتياجات عملك.
لانشاء سياسات الموارد البشرية لموظفيك، يجب ان تسال نفسك الاسئلة التالية اولا:
- ما هو نوع العمل الذي تقوم به الشركة؟ (هل هي وكالة تسويق؟ هل هي شركة انشاءات؟...الخ.)
- ما هي انواع الموظفين المختلفة التي توظفهم شركتي؟ علي سبيل المثال، قد توظف شركتك ذوي الياقات البيضاء وذوي الياقات الزرقاء، او قد توظف عمالا في مصنع. من المهم اخذ كلا النوعين في الاعتبار.
- ما هي انواع النزاعات المختلفة التي قد تحدث؟ وكيف يمكن للشركة حلها؟
- ما هي الادوار المختلفة التي توظفها شركتي؟ (ادوار التسويق، ادوار الموارد البشرية، ادوار المبيعات، الموظفين الجدد، كبار الموظفين، المدراء، التنفيذيين...الخ.)
- في اي بلد (او بلدان) تعمل شركتي؟
- في اي صناعة (او صناعات) تعمل شركتي؟
- ما هي انواع التوظيف التي تقدمها الشركة؟ او ما هي انواع العقود التي تقدمها شركتي؟ (وظائف بدوام كامل، وظائف بدوام جزئي، العاملين المستقلين، الموظفين بموجب عقود، الموظفين بناء علي المشاريع...الخ.)
- هل جميع الموظفين يعملون في المكتب؟ ام ان بيئة العمل مختلطة؟ ام ان الجميع يعملون من المنزل؟
- ما هي انواع الاجازات التي تقدمها الشركة للموظفين؟ قم باعداد قائمة بانواع الاجازات المختلفة.
ما هو الشكل الذي يبدو عليه بيئة العمل الصحية في شركتك؟ وكيف يمكن ان تساعد سياسات الموارد البشرية في خلق مثل هذه البيئة؟
سياسات الموارد البشرية الاضافية التي يجب مراعاتها للموظفين
- سياسة الحضور والغياب للموظفين
- فرص النمو في شركتك
- برامج الشركة مثل التدريب، التاهيل...الخ.
- التواصل مع مهمة الشركة، رؤيتها، قيمها، واهدافها
لانشاء سياسة الموارد البشرية للموظفين، يجب ان تكون علي دراية بانواع الموظفين المختلفة التي توظفهم، ادوارهم، درجات رواتبهم، احتياجات عملهم...الخ.
يجب ايضا ان تكون علي دراية بمكان عمل موظفيك، تسلسلهم الهرمي، من يرفع تقاريره لمن، وهكذا. كما ينبغي ان تاخذ في الاعتبار هيكل الرواتب الخاص بشركتك.
هذا يساعدك في انشاء وتحديث السياسات.
من المهم ان لا يصبح دليل الموظفين الخاص بك قديما. والا، فان كل جهودك ستذهب سدي. علاوة علي ذلك، فان دليل الموظفين القديم يعني انه عندما تنشا مشاكل، لن يكون هناك مرجع مناسب للمديرين او الموارد البشرية لحلها.
السياسات الاساسية للموارد البشرية للموظفين
يجب ان يتضمن كل دليل سياسات الموارد البشرية او دليل الموظفين السياسات واللوائح التالية:
قواعد الزي
تنطبق هذه السياسة علي الموظفين الذين يعملون في المكتب او عند مقابلة العملاء خارج المكتب (اذا كان ذلك مناسبا). قم بتحديد ما تعنيه بعبارة 'كاجوال' و'كاجوال ذكي'. اذا كانت هناك عناصر معينة غير مقبولة، فقم بتدوينها في سياسة الزي الخاصة بك.
سياسة النزاعات والخلافات
من بين اهم سياسات الموارد البشرية للموظفين هي تلك المتعلقة بالنزاعات والخلافات. يجب ان توضح سياسات النزاعات ترتيب التسلسل الهرمي، المسؤوليات، والعواقب المترتبة علي الاشخاص المخطئين.
سياسة التحرش
احدي اهم سياسات الموارد البشرية في مكان العمل هي سياسة التحرش. يجب عليك ليس فقط توضيح ما يعتبر تحرشا، ولكن ايضا اخذ انواع التحرش المختلفة في الاعتبار.
يجب تحديث سياسة التحرش بانتظام وتوضيح كيف سيتم معاقبة المتحرشين علي افعالهم.
الفشل في القيام بذلك يؤدي الي:
-بيئة عمل طاردة
-سمعة سيئة لشركتك في السوق
-عزوف المرشحين عن التقدم للوظائف
. سياسة الاجازات والغياب
تعد سياسة الاجازات والغياب واحدة من اولي السياسات التي يراجعها الموظفون في دليل الموظفين او دليل الموارد البشرية.
يجب ان تغطي سياسة الاجازات ما يلي:
الاجازة المرضية وشروط التقديم لها، المدة، والاجر
اجازة الوالدين (رعاية الاباء المرضي)
اجازة الامومة
اجازة الحداد (عند وفاة احد افراد الاسرة من الدرجة الاولي او الثانية)
الاجازة السنوية
واي نوع اخر من الاجازات التي تقدمها شركتك مثل اجازة الصحة العقلية، اجازة الابوة، وغيرها.
ستكون سياسة الاجازات والغياب مرتبطة ارتباطا وثيقا بسياسات الحضور والانضباط.
سياسة الحضور والانضباط
يجب ان توضح كيف يعمل الحضور في سياسات الموارد البشرية الخاصة بالموظفين. يجب ان توضح هذه السياسة انواع الحضور المختلفة وكيفية تطبيقها علي الموظفين والفرق في مؤسستك.
علي سبيل المثال، من الشائع ان لا تفرض الشركات متطلبات صارمة علي الحضور بالنسبة لفريق المبيعات، لانهم عادة ما يلتقون بالعملاء في مكاتبهم او خارج اماكن الشركة.
وبالمثل، يجب توضيح ما يحدث اذا تاخر الموظفون في الوصول او اضطروا لمغادرة المكتب مبكرا.
اذا كانت شركتك تعمل بالكامل عن بعد او تضم فرقا تعمل عن بعد، فستحتاج الي شرح ما يعنيه الحضور والانضباط لهم. وبالمثل، اذا كانت فرقك وموظفوك مقيدين بنظام الورديات، فيجب توضيح كيفية عمل الورديات بالنسبة لهم. كل هذا لضمان حصول الموظفين علي رواتبهم كاملة في نهاية الشهر دون اي استقطاعات.
يجب ان تغطي سياسة الحضور ايضا ساعات العمل المرنة (اذا كانت تنطبق) وموقع العمل.
سياسة سوء سلوك الموظف
قبل ان تنشئ سياسة سوء سلوك الموظفين الخاصة بك، عليك اولا تحديد ما يعنيه سوء السلوك في مؤسستك.
يشمل سوء سلوك الموظف الاحتيال، السرقة، انتهاك السياسات، التحرش بالموظفين الاخرين، تلف ممتلكات الشركة او البضائع، وغيرها.
يجب ان تشرح سياسات الموارد البشرية المتعلقة بسوء سلوك الموظف ما هي المخالفة وما هي النتيجة.
هل سيتم فصل الموظف؟ تقديم شكوي للشرطة؟ شيء اخر؟
سياسات السفر والتعويضات
هذا النوع من السياسات قد لا يكون قابلا للتطبيق علي جميع الادوار او حتي جميع الشركات. ومع ذلك، من المهم توضيح ما يحدث عندما تطلب الشركة من الموظفين السفر للعمل، سواء داخل البلاد او خارجها.
اشرح ما يحق للموظف الحصول عليه كتعويض، وكيف سيحصل عليه، واذا كان بحاجة الي الاحتفاظ بالايصالات.
يمكنك ادارة نفقات السفر وتقليل الاحتيال بين الموظفين باستخدام برامج ادارة المصاريف.
سياسات تدريب الموظفين
اذا كانت شركتك تقدم فرص التدريب والتطوير، فيجب ان تكون هناك سياسات توضح مسؤوليات الموظفين والمؤسسة.
ستختلف انواع التدريب التي تقدمها للموظفين بناء علي الفريق ونوع التدريب. لضمان نجاح برنامج التدريب والتطوير، قم بانشاء مؤشرات اداء رئيسية (KPIs) لكل تدريب تقدمه او تشتريه.
سياسات الصحة والسلامة المهنية
جزء من دورك كمسؤول موارد بشرية هو انشاء سياسات الصحة والسلامة المهنية.
يجب ان تغطي هذه السياسات مقرك الرئيسي واي مواقع تجارية اخري تملكها او تديرها مؤسستك. يمكن ان تشمل المواقع الاخري المكاتب الثانوية، المصانع، مواقع البناء، المناطق الزراعية...الخ.
يجب ان يكون لكل موقع سياسات الصحة والسلامة الخاصة به. يجب وضع هذه السياسات في اماكن مرئية مثل مداخل المباني. يجب علي الموارد البشرية والادارة التاكيد علي اهمية اتباع سياسات وبروتوكولات الصحة والسلامة.
يجب ان تشمل تدريبات الحريق او المخاطر (في المصانع) كجزء من سياسة الصحة والسلامة.
سياسات التوظيف
من الضروري تسليط الضوء علي سياسات التوظيف الخاصة بمؤسستك في دليل الموظفين. فهي تشرح قيم مؤسستك والقيم التي تسعي الي تحقيقها في الموظفين الجدد.
تشمل سياسات التوظيف كل شيء من فترات الاخطار الي عروض العمل، التنوع والشمول، تاهيل الموظفين، والمزيد.
سياسة بيئة العمل الصحية
كل شركة تسعي الي انشاء بيئة عمل صحية لا تجذب فقط المرشحين، ولكن ايضا تضمن ان الموظفين يحافظون علي توازن بين العمل والحياة الشخصية.
كلمات اخيرة
قد تتجاهل العديد من الشركات اليوم انشاء سياسات الموارد البشرية لموظفيها. الموارد البشرية ليست فقط التوظيف وتعيين الاشخاص لملء المناصب الشاغرة.
هناك العديد من وظائف الموارد البشرية التي لا يدركها او يعرفها اصحاب العمل. ومع سياسات واجراءات الموارد البشرية، تتجاهل العديد من المنظمات الصغيرة هذه السياسات لتدرك في وقت لاحق انها بحاجة الي المساعدة ومرجع.
ان امتلاك دليل موظفين محدث يضمن ان موظفيك يمكنهم ادارة العمل وان لديهم شيئا للرجوع اليه.
هل تحتاج الي مساعدة في وضع سياسات الموارد البشرية لشركتك وانشاء دليل الموظفين؟
تواصل مع شركة توظيف وسنساعدك في انشاء سياسات الموارد البشرية الخاصة بك وادارة احتياجات الموارد البشرية المختلفة ."