مع نمو الأعمال، تزداد الحاجة إلى القوى العاملةتقوم الشركات بالتوظيف باستمرار، وتبحث دائمًا عن خدمات التوظيف التي تلبي احتياجاتها.
 ولكن، ماذا عن التخطيط قبل بدء عملية التوظيف؟هذا هو الدور الذي تلعبه عملية تخطيط القوى العاملة.

يساعد تخطيط القوى العاملة المؤسسات على العمل بكفاءة في الوقت الحاضر، مع التنبؤ باحتياجات العمل المستقبلية.

في هذا المقال، سنتناول ما هو تخطيط القوى العاملة، وما هي فوائده، وكيف يبدو شكل التخطيط السيء للقوى العاملة. كما سنسلط الضوء على الخطوات الخمس الأساسية لإنشاء عملية تخطيط قوى عاملة فعّالة.

ما هو تخطيط القوى العاملة؟

تخطيط القوى العاملة، أو ما يُعرف أيضًا بتخطيط الموارد البشرية، هو ممارسة استراتيجية في مجال الأعمال تهدف إلى الحفاظ على مستويات التوظيف المناسبة داخل المؤسسة.

يتمثل هذا التخطيط في التأكد من أن لدى الشركات العدد المناسب من الأشخاص، ذوي المهارات المناسبة، في الأماكن المناسبة، وفي التوقيت المناسب.

كما يضمن وجود عدد كافٍ من الموظفين لتلبية الاحتياجات التشغيلية، مع تجنب التوظيف الزائد، الذي يؤدي إلى زيادة التكاليف.

وفي الوقت نفسه، يسعى تخطيط القوى العاملة إلى تجنب نقص عدد الموظفين، والذي يؤدي إلى انخفاض الإنتاجية، وزيادة الأعباء على الموظفين الحاليين، مما ينعكس سلبًا على الشركة ككل.

يساهم التخطيط الفعّال في تحسين استخدام الموارد، وزيادة الكفاءة، ودعم النجاح العام للأعمال.

يجب أن يكون تخطيط القوى العاملة متماشيًا مع احتياجات الموارد البشرية وأهداف الشركة. ويتضمن هذا التنبؤ باحتياجات القوى العاملة المستقبلية، وتطوير خطط واستراتيجيات التوظيف اللازمة لتلبية هذه 

.الاحتياجات

تخطيط الموارد البشرية مقابل تخطيط القوى العاملة

من المهم التمييز بين مصطلحين غالبًا ما يتم الخلط بينهما، وهما: تخطيط الموارد البشرية وتخطيط القوى العاملة.

كلاهما عمليتان استراتيجيتان داخل الشركة، ويركزان على إدارة القوى العاملة بفعالية لضمان امتلاك المؤسسة للموظفين المناسبين ذوي المهارات اللازمة.

ولكن، يختص تخطيط القوى العاملة بتحديد العدد الفوري والمستقبلي المطلوب من الموظفين، وهو أكثر تحديدًا وارتباطًا بالجوانب الكمية والاحتياجات التشغيلية المباشرة.

أما تخطيط الموارد البشرية، فيأخذ نظرة أشمل، حيث يعمل على مواءمة إدارة القوى العاملة مع الاستراتيجيات طويلة الأجل للأعمال، مثل التوظيف، والتدريب، وإدارة الأداء.

يمكن القول إن تخطيط الموارد البشرية يشكّل المظلة الأكبر التي تندرج تحتها الشركات ذات الرؤية المستقبلية، والتي تدمج ضمنها تخطيط القوى العاملة أو تخطيط الموظفين.

كلا الاستراتيجيتين متكاملتان وتساهمان سويًا في دعم النجاح العام للأعمال داخل المؤسسة.

ما شكل تخطيط الق��ى العاملة السيئ؟

ماذا يحدث إذا لم تقم الشركة بتطبيق عملية تخطيط للقوى العاملة؟
 بعبارة أخرى، كيف يبدو شكل التخطيط الضعيف أو غياب التخطيط للقوى العاملة؟

يمكن أن يؤدي سوء تخطيط القوى العاملة إلى حدوث عدم كفاءة داخل الفرق والعمليات التشغيلية، كما قد يتسبب في اضطرابات في الأعمال، وانخفاض في الإنتاجية، وظهور مشكلات متكررة في التوظيف. ينتج عن ضعف التخطيط للقوى العاملة: معدلات دوران وظيفي مرتفعة

عندما لا تتبع الشركة استراتيجية فعالة لتخطيط القوى العاملة، فإنها تواجه صعوبة في توزيع العمل بشكل متوازن، مما يؤدي إلى تحميل بعض الموظفين عبئًا أكبر مما ينبغي.

هذا الوضع يتسبب في ارتفاع مستويات التوتر والإجهاد والإرهاق المهني.ومع استمرار معاناة الموظفين للحفاظ على إنتاجيتهم، يزداد شعورهم بعدم الرضا الوظيفي، مما يجعلهم أكثر عرضة لترك العمل.
 وهذه الدورة تؤدي في النهاية إلى ارتفاع معدلات الدوران الوظيفي، مما يعيق الكفاءة العامة للعمل.

للمطالعة لاحقًا: كيفية حساب تكلفة دوران الموظفين [دليل[

فجوات في المهارات

مشكلة أخرى ناتجة عن ضعف تخطيط القوى العاملة هي فجوات المهارات.

يمكن أن تعيق هذه الفجوات التطور، والتقدم، والابتكار، والإنتاجية داخل المؤسسة.

في غياب الخبرات المناسبة، تصبح الشركات أقل قدرة على التكيف، مما يؤدي إلى عدم كفاءة التشغيل والاعتماد المكلف على التوظيف الخارجي أو الحلول المؤقتة.

كما قد يؤدي ذلك إلى التسرع في عمليات التوظيف، مما ينتج عنه اختيار موظفين غير مناسبين.

ضعف في تخطيط الإحلال الوظيفي

غالبًا ما يتم تجاهل تخطيط الإحلال الوظيفي في حال وجود تخطيط ضعيف للقوى العاملة، على الرغم من أن هذا النوع من التخطيط أساسي لتحديد وتطوير القادة المستقبليين.

في غياب خطة واضحة للإحلال، تخاطر المؤسسات بفقدان المعرفة الجوهرية عند مغادرة أو تقاعد الموظفين الأساسيين أو من ذوي الخبرة الطويلة، مما يؤدي إلى فجوات في القيادة واضطرابات على مستوى العمل.

للمطالعة لاحقًا: 13 علامة تدل على أن لديك قائدًا جيدًا في شركتك

فوائد وجود عملية لتخطيط القوى العاملة

كما ذكرنا سابقًا، يساعد تخطيط القوى العاملة المؤسسات على تحقيق التوازن الداخلي، كما يُساهم في منع مشكلات التوظيف، مع تعزيز رضا الموظفين، وزيادة الإنتاجية، وتحسين معدلات الاحتفاظ بالموظفين.

بالإضافة إلى ذلك، يجهّز المؤسسات لمواجهة احتياجات القوى العاملة المستقبلية، ويُسهم في خفض تكاليف التوظيف.

فيما يلي أهم 5 فوائد رئيسية لتخطيط القوى العاملة:

1. تحسين استخدام الموارد البشرية

يضمن وجود العدد المناسب من الموظفين، مما يمنع التوظيف الزائد – الذي يزيد التكاليف – وكذلك التوظيف الناقص، الذي يقلل من إنتاجية الفريق.

2. ارتفاع مستوى رضا الموظفين

يساعد توزيع المهام بشكل متوازن وتحديد الأدوار بوضوح على خلق بيئة عمل إيجابية، مما يُعزز من الروح المعنوية والرضا ا��وظيفي.

3. زيادة الاحتفاظ بالموظفين والإنتاجية

يُقلل التخطيط السليم للقوى العاملة من الإرهاق الوظيفي، ويُحسن الكفاءة، ويزيد من ولاء الموظفين ورغبتهم في الاستمرار داخل الشركة.

وهذا بدوره يُساهم في تحسين مؤشرات الاحتفاظ بالموظفين بالنسبة لفِرق الموارد البشرية، وللشركة ككل.

4. تلبية احتياجات العمل المستقبلية

يساعد التخطيط الناجح للقوى العاملة المؤسسات على التنبؤ بالاحتياجات المستقبلية من الموظفين، وضمان توافر الأفراد ذوي المهارات المناسبة لتنفيذ المشاريع القادمة.

5. تقليل تكاليف التوظيف

يُقلل من الحاجة إلى التوظيف المتكرر والمكلف من خلال تحسين استقرار القوى العاملة، والتخطيط للاحتياجات بعيدة المدى.
 

ما هي خطوات عملية تخطيط القوى العاملة الخمس؟

تُعد عملية تخطيط القوى العاملة أمرًا أساسيًا للمؤسسات لضمان امتلاكها للقوى العاملة المناسبة لتحقيق أهدافها.

ولتنفيذ عملية تخطيط فعّالة، ينبغي اتباع خمس خطوات رئيسية:

1. تقييم القوى العاملة الحالية

الخطوة الأولى في عملية تخطيط القوى العاملة هي تقييم الوضع الحالي للموظفين.

قم بمراجعة مهارات الموظفين، مؤهلاتهم، وخبراتهم لتحديد أي فجوات أو فائض في القوى العاملة.

سيساعد هذا التقييم في توضيح حالة الموارد البشرية في مؤسستك، وتسليط الضوء على نقاط القوة والضعف.

2. التنبؤ باحتياجات الشركة المستقبلية

بعد تقييم القوى العاملة الحالية، يجب التركيز على المستقبل. فكّر في أهداف النمو الخاصة بشركتك، وكيف ستؤثر على احتياجات التوظيف.

توقّع المهارات والكفاءات التي ستكون مطلوبة، من خلال تحليل الاتجاهات الصناعية، والتطورات التكنولوجية، وتغيرات السوق. على سبيل المثال، إذا كنت تخطط لتوسيع أنشطة التسويق الخاصة بك، فقد تحتاج إلى فريق تسويق متكامل أو كبير. قد يشمل هذا الفريق: مدير تسويق، وعددًا من المتخصصين في وسائل التواصل الاجتماعي، وكاتب محتوى، ومشتري وسائط إعلانية.

3. إجراء تحليل الفجوات

بعد تقييم القوى العاملة الحالية وتحديد أهداف النمو، قم بتحليل الفجوات. أي: حدد الفروق بين المهارات الموجودة والمهارات المطلوبة لتحقيق الأهداف المستقبلية.  يشمل ذلك تقييم المهارات المطلوبة، واتجاهات السوق، ومستوى الطلب المتوقع.

4. تطوير استراتيجيات

قم بوضع استراتيجيات واضحة مع تحديد مؤشرات أداء رئيسية (KPIs) لقياس:

تفاعل الموظفين، الاحتفاظ بهم، برامج التدريب والتطوير. قدّم فرصًا للتوجيه المهني، وتطوير الذات، والتغذية الراجعة، مع تعزيز ثقافة عمل إيجابية وتوازن بين الحياة والعمل. استثمر في برامج تدريب مستمرة، وقم بتعديل الخطط استنادًا إلى ملاحظات الموظفين ومؤشرات الأداء.

5. المتابعة والتقييم والتحسين

تخطيط القوى العاملة هو عملية مستمرة تتطلب المراقبة المنتظمة والتكيف المستمر. قم بتقييم الاستراتيجيات بشكل منتظم، وعدّلها عند الحاجة، بهدف تحسين الكفاءة وضمان توافقها مع أهداف العمل.

أفضل الممارسات لتخطيط القوى العاملة بشكل فعّال

ناقشنا سابقًا تأثير ضعف تخطيط القوى العاملة، وفوائد التخطيط الجيد، وحان الآن الوقت لاستعراض أفضل الممارسات لضمان فعالية هذا النوع من التخطيط.

كما ذكرنا، فإن التخطيط الفعّال للقوى العاملة يساعد المؤسسات على توفير المواهب المناسبة في الوقت المناسب لتلبية احتياجات الأعمال.

ومن خلال مراجعة الخطط، وتشجيع التعاون، والاستثمار في تطوير الموظفين، وتعزيز العلامة التجارية لصاحب العمل، يمكن للشركات تعزيز الإنتاجية وتحسين معدلات الاحتفاظ بالموظفين.

إليك أهم 5 ممارسات فعّالة لتخطيط القوى العاملة:

1. مراجعة الخطط وتحديثها بانتظام

قم بتقييم احتياجات القوى العاملة، واتجاهات الصناعة، وأهداف العمل بشكل دوري لضمان أن تبقى خطط القوى العاملة ذات صلة ومتوافقة مع الأهداف التنظيمية.

للمطالعة لاحقًا: 6 اتجاهات لزيادة تفاعل الموظفين في عام 2025

2. تعزيز التعاون والتواصل

شجع على وجود تواصل مفتوح بين إدارة الموارد البشرية ورؤساء الأقسام والموظفين، وذلك لتحديد احتياجات التوظيف، ومعالجة التحديات، وتحسين استراتيجيات التخطيط.

3. الاستثمار في التدريب والتطوير

قدّم فرص تعلم مستمرة لتعزيز مهارات الموظفين، وسد فجوات المهارات، وتحضير الفريق لمواجهة تحديات المستقبل.

للمطالعة لاحقًا: 6 نصائح من الخبراء لإنشاء ميزانية فعالة للتدريب والتطوير

4. التركيز على الاحتفاظ بالموظفين

قم بتطبيق استراتيجيات تهدف إلى: توفير فرص للنمو المهني،  تقديم تعويضات تنافسية،  وبناء بيئة عمل إيجابية. كل ذلك سيساهم في تقليل معدل الدوران الوظيفي والحفاظ على استقرار الفريق.

5. بناء علامة تجارية قوية لصاحب العمل

قم ببناء سمعة مؤسسية كبيئة عمل جاذبة من خلال: إبراز ثقافة الشركة، الترويج لـ القيم المؤسسية، وتسليط الضوء على فرص النمو المهني. احرص أيضًا على تقديم تجربة إيجابية للمرشحين كجزء من عملية التوظيف.
 

كلمة أخيرة

يُعد تخطيط القوى العاملة عنصرًا محوريًا في بناء فرق متوازنة، وزيادة الإنتاجية، وتحقيق نمو الأعمال.

من خلال تقييم احتياجات الموارد البشرية وتوقع الطلب المستقبلي، يمكن للشركات تحسين استغلال رأس المال البشري.

شركة Tawzef تقدم خدمات توظيف خارجي، واستشارات موارد بشرية، وخدمات توظيف وتعهيد، لمساعدة الشركات على إدارة فرق مؤهلة ومتوافقة مع أهدافها طويلة الأمد.

تواصل معنا لمعرفة كيف يمكننا مساعدتك في بناء استراتيجية وخطة فعّالة لتخطيط القوى العاملة داخل شركتك