ما هو تخطيط الموارد البشرية؟ الفوائد والخطوات الواجب اتباعها لتحقيق عملية فعالة
من الضروري التخطيط للمستقبل وتوقع التغيرات في القوي العاملة لضمان كفاءة الشركة واستمراريتها. احدي الطرق لتحقيق ذلك هي تخطيط الموارد البشرية (HRP).
يتضمن تخطيط الموارد البشرية تقييم المواهب الحالية والتنبؤ باحتياجات المواهب المستقبلية. فهم تاثير تخطيط الموارد البشرية علي اداء الموظفين ونجاح الشركة هو مفتاح التخطيط الاستراتيجي ونمو الاعمال.
في هذه المقالة، سنغوص في مفهوم تخطيط الموارد البشرية وفوائده والادوات الفعالة له. كما سنستعرض الخطوات اللازمة لتنفيذ تخطيط الموارد البشرية الناجح في مؤسستك.
ما هو تخطيط الموارد البشرية؟
تخطيط الموارد البشرية هو العملية الاستراتيجية التي يقوم بها محترفو الموارد البشرية لتحديد احتياجات التوظيف والتدريب الحالية والمستقبلية.
تهدف هذه العملية الاساسية الي ضمان ان المؤسسة تمتلك المواهب المناسبة عبر اقسامها المختلفة.
علاوة علي ذلك، يتيح تخطيط الموارد البشرية للشركات تحديد المجالات التي تعاني من نقص في قوي العمل وتنفيذ استراتيجيات مستهدفة لمعالجة هذه الفجوات بشكل فعال.
البحث حول تخطيط الموارد البشرية وجد ان "المؤسسات التي تشارك في تخطيط الموارد البشرية حققت اداء افضل من تلك التي لم تفعل."
فوائد تخطيط الموارد البشرية
ولكن كيف يفيد تخطيط الموارد البشرية المؤسسات؟
فيما يلي بعض الجوانب التي يمكن ان يؤثر فيها تخطيط الموارد البشرية علي قوة العمل في الشركة، مما يترجم الي نتائج ملموسة للمؤسسة.
1) رضا الموظفين
استراتيجية الموارد البشرية المنظمة جيدا، بما في ذلك تخطيط الموارد البشرية الاستراتيجي، تتيح للمؤسسات تزويد موظفيها بالموارد والتدريب والدعم اللازمين.
يتيح لهم ذلك تعزيز بيئة عمل ايجابية وجذب المواهب البارزة والاحتفاظ بها، وتعزيز المشاركة ورضا الموظفين. كل هذا سيؤدي في النهاية الي زيادة معدل الاحتفاظ بالموظفين والمعنويات.
2) ادارة المواهب
يعد تخطيط الموارد البشرية ضروريا للشركات لتطوير استراتيجيات فعالة لادارة المواهب.
يتضمن ذلك تحديد الموظفين ذوي الامكانات العالية بثقة وتقديم فرص تطوير مستهدفة لهم لضمان تحقيقهم لاقصي امكاناتهم.
كما يمكن ان يساعدهم في تحديد احتياجاتهم في التطوير الذاتي والتقدم.
3) تحسين ترتيب القوي العاملة
يضمن تخطيط الموارد البشرية ان المؤسسة تمتلك الاشخاص المناسبين بالمهارات المناسبة، في المكان المناسب، في الوقت المناسب.
بعبارة اخري، يسهم في ترتيب القوي العاملة ونجاح المؤسسة باكملها.
4) اتخاذ القرارات
من خلال توفير رؤي قيمة حول القوي العاملة، يسهم تخطيط الموارد البشرية في اتخاذ القرارات الاستراتيجية للمؤسسة، وتوزيع الموارد، والاستراتيجيات.
5) التدريب المستهدف وتطوير الموظفين
يساعد تخطيط الموارد البشرية الشركات علي تحديد فجوات المهارات لتقديم التدريب والتطوير المستهدف للموظفين.
مع اعضاء فريق مدربين، يمكن للشركات ان تري تحسنا في الرضا والتحفيز وزيادة انتاجية الفريق.
6) احتياجات القوي العاملة المستقبلية
بالاضافة الي تقييم الاحتياجات الحالية، يساعد تخطيط الموارد البشرية الشركات علي توقع وتلبية احتياجات القوي العاملة المستقبلية.
يمكن ان يشمل ذلك اجراء تحليل شامل للقوي العاملة الحالية، وخطط نمو الشركة، واستراتيجية تطوير الاعمال، واكثر من ذلك للتنبؤ بالاحتياجات المستقبلية.
يضمن هذا النهج الاستباقي ان تكون الشركات مستعدة بالموهبة والموارد اللازمة لتحقيق اهدافها التنظيمية.
7)ادارة المخاطر
يمكن للشركات التي تعتمد علي تخطيط الموارد البشرية ان تتعامل مع اضطرابات القوي العاملة، ونقص العمالة، والتغيرات في القوانين واللوائح العمالية.
من خلال تحديد المخاطر المحتملة بشكل استباقي وتطوير خطط احتياطية فعالة، يمكن للشركات تجهيز نفسها للتغلب علي هذه التحديات.
8) ادارة تكاليف القوي العاملة
يمكن للمؤسسات ادارة تكاليف القوي العاملة بشكل فعال من خلال تنفيذ تخطيط الموارد البشرية الاستراتيجي، والذي يتضمن تجنب الافراط في التوظيف او نقص التوظيف.
علاوة علي ذلك، يمكن لهذا النهج تمكينهم من تحديد واستغلال الفرص لتحسين هيكل واداء القوي العاملة.
9) تخطيط التعاقب الوظيفي
تنسي العديد من الشركات فوائد تخطيط التعاقب الوظيفي. ببساطة، هو تحديد ودعم نمو المواهب المهني لشغل المناصب القيادية والادارية في الشركة.
من خلال تحديد تلك الادوار الحيوية والكفاءات المطلوبة، يمكن لتخطيط الموارد البشرية مساعدة الشركات في تطوير خلفاء محتملين، مما يضمن انتقال القيادة بسلاسة واستمرارية الاعمال.
خطوات لتحقيق تخطيط الموارد البشرية الناجح
يضمن تخطيط الموارد البشرية الاستراتيجي وجود المواهب المناسبة لتحقيق الاهداف والبقاء في صدارة المنافسة.
اليك الخطوات الاساسية التي يجب ان تتضمنها كل عملية تخطيط للموارد البشرية:
التنبؤ بالتغيرات المستقبلية
باستخدام بيانات الموظفين الحالية، يمكنك التنبؤ بالتغيرات المستقبلية في توظيف الشركة.
استخدم بيانات مثل التنبؤ بالعرض، الذي يقيم الموظفين الحاليين والوظائف الشاغرة المحتملة، والتنبؤ بالطلب، الذي يركز علي عدد الموظفين اللازمين لتحقيق الاهداف المستقبلية للاعمال.
تحليل عروض الشركة والموظفين الحاليين
قم بتحليل عروض شركتك الحالية واهداف الاعمال، الي جانب مهارات الموظفين. استخدم هذه المعلومات لتحديد المجالات التي تحتاج الي تحسين.
اعتبر عوامل مثل العدد الاجمالي للموظفين، التوزيع في الاقسام، المسميات الوظيفية، حزم الفوائد، اعمار الموظفين، بيانات تقييم الاداء، ومهارات الموظفين ومؤهلاتهم.
ستساعدك هذه البيانات في تحديد ما اذا كانت القوي العاملة في شركتك تمتلك المهارات والموارد اللازمة لتحقيق اهدافها التجارية.
اجراء تحليل الفجوات
يتمثل تحليل الفجوات في مقارنة اداء الموظفين الحالي بالاداء المطلوب.
يتضمن ذلك تحديد الوضع الحالي، وتحديد الوضع المثالي، وتحديد الفجوات، وتطوير اساليب لسد هذه الفجوات.
يستخدم محترفو الموارد البشرية هذا التحليل لعزل الفروق في مستوي مهارات الموظفين، والعدد، وثقافة الشركة، وحزم الفوائد، وبرامج التدريب، واستراتيجيات التوظيف.
التوظيف واكتساب المواهب
بناء علي تحليل الفجوات، قم بتطوير استراتيجية لاكتساب المواهب والتوظيف. حدد ما اذا كنت بحاجة الي توظيف موظفين جدد، او تطوير المهارات الحالية، او كلاهما.
قم باعداد ومراجعة مؤشرات الاداء الرئيسية (KPIs) للتوظيف حتي تتمكن من قياس تاثير جهودك.
قم بانشاء اوصاف وظيفية، واجر مقابلات، واستخدم طرق توظيف مختلفة لجذب المواهب المناسبة.
التدريب والتطوير
بعد توظيف المواهب الجديدة، استثمر في نموهم من خلال التدريب والتعلم المستمر للحفاظ علي قدرة القوي العاملة علي المنافسة في بيئة الاعمال المتغيرة.
دمج خطة الموارد البشرية في الاعمال باكملها
لفهم المواهب الحالية، واحتياجات المستقبل، واي فجوات بينهما، قم بدمج خطة الموارد البشرية الخاصة بك مع استراتيجيتك التنظيمية.
تواصل مع قيادات الشركة حول البرامج التدريبية المحتملة واحتياجات الموارد.
المراقبة والتعديل
يعد تخطيط الموارد البشرية الفعال عملية مستمرة تتطلب مراقبة يومية لاجراء التعديلات اللازمة وضمان استراتيجية فعالة.
البقاء منتبها للتغيرات في بيئة الاعمال، وتبني التغيير المستمر، والاستعداد لتكييف القوي العاملة وفقا لذلك امر ضروري لتحقيق تخطيط موارد بشرية ناجح.
ادوات لتخطيط الموارد البشرية
لتنفيذ تخطيط موارد بشرية فعال، يمكنك النظر في الادوات التالية.
1)لوحة معلومات الموارد البشرية
من خلال لوحة معلومات الموارد البشرية، يمكن لاعضاء فريق الموارد البشرية جمع البيانات حول الموظفين في الشركة. يمكن للوحة المعلومات عرض هذه البيانات المختلفة في شكل مقاييس او معلومات غير مصنفة.
عادة ما تتضمن البيانات معدل دوران الموظفين، والرضا، والانتاجية، ومستويات المهارات، والترقيات الداخلية، ومشاركة المرشحين.
2)تحليل التعويضات والمزايا
تحتاج الشركات الي وجود مؤشرات الاداء الرئيسية (KPIs) للتعويضات والمزايا كجزء من استراتيجيتها العامة.
جزء من تخطيط الموارد البشرية هو تحليل استراتيجيتك الحالية للتعويضات والمزايا. يتضمن ذلك تحديد معايير الرواتب الداخلية، وتصنيف الافراد، الي جانب احصاءات سوق العمل لمقارنة هيكل الرواتب الداخلية والمزايا مع المعايير الصناعية.
سيؤدي القيام بذلك الي مساعدة شركتك في تقليل معدل الدوران وزيادة الرضا والانتاجية.
3)استخدام نظام ادارة الموارد البشرية (HRMS)
تجمع انظمة ادارة الموارد البشرية (HRMS) بين مختلف العمليات مثل تخطيط الموارد البشرية، الرواتب، التوظيف، الاندماج، واكتساب المواهب.
نظام ادارة الموارد البشرية ليس مجرد نظام واحد، بل يتكون من عدة انظمة او برامج مجمعة في لوحة معلومات واحدة.
من خلال استخدام HRMS، يمكن لمحترفي الموارد البشرية اتمتة المهام مثل تصنيف الطلبات وتتبع ساعات العمل للموظفين. يمكن ان يسهم ذلك في مساعدة فريق الموارد البشرية علي اجراء التعديلات اللازمة وقياس التحسينات.
4) الاستبيانات
الاستبيانات هي اداة اساسية لجمع البيانات حول التحديات المختلفة للموارد البشرية والقضايا الداخلية، حتي تتمكن من تحديد التغييرات المطلوبة.
تساعد الاستبيانات في تحديد نقاط الضعف المحتملة التي قد تؤدي الي ارتفاع معدل الدوران او انخفاض الانتاجية.
بناء علي المشكلة التي تحاول حلها، وجب مراعاة نوع الاستبيان المستخدم وفقا لذلك. تاكد من انك لا تقوم بتنزيل واستخدام استبيان عام من الانترنت. قم بتخصيصه وفقا لاحتياجات شركتك.
استخدم الاستبيانات لتقييم اراء مديري الاقسام، وتحديد احتياجات التدريب، وتقييم رضا الموظفين عن حزم المزايا، وفهم ثقافة مكان العمل، وقياس معنويات الموظفين، وغيرها.
تاكد من استبيان الموظفين والمديرين بشكل منفصل للحصول علي صورة واضحة لكل فريق وفئة.
5) تخطيط القوي العاملة
اداة تخطيط القوي العاملة تساعد الشركات علي فهم اهدافها واستراتيجيتها التنظيمية.
من المهم الا تخلط بين هذا وبين التخطيط الاستراتيجي للقوي العاملة، والذي هو نتيجة لاستراتيجية المنظمة المستنيرة بمسح بيئي.
في تخطيط الموارد البشرية، المسح البيئي هو عملية اجراء الاستطلاعات وتفسير البيانات ذات الصلة لتحديد الفرص الخارجية والتهديدات.
وفقا لجمعية ادارة الموارد البشرية (SHRM)، فان المسح البيئي "مرتبط ارتباطا وثيقا بتحليل S.W.O.T. ويجب استخدامه كجزء من عملية التخطيط الاستراتيجي."
6) انظمة ادارة الاداء
انظمة ادارة الاداء هي برامج تمكن المديرين من تقديم ملاحظات حول اداء الموظفين وتخصيص تقييمات الاداء مع مرور الوقت.
تلعب دورا مهما عند دمج تخطيط الموارد البشرية في شركتك. تساعد هذه الانظمة محترفي الموارد البشرية في تقييم فعالية تغيير ادوار الموظفين وبرامج التدريب المقدمة.
8) تخطيط السيناريوهات
في تخطيط القوي العاملة الاستراتيجي، يستخدم تخطيط السيناريوهات للتنبؤ وتحليل السيناريوهات المستقبلية وتاثيرها علي قوة العمل واداء الشركة.
لاجراء تخطيط سيناريوهات شامل، تحتاج الي فهم العوامل الداخلية والخارجية التي تحرك التغيير داخل قوة العمل.
فكر في عوامل المسح البيئي المستخدمة في تطوير استراتيجيتك التنظيمية لتوقع السيناريوهات المستقبلية.
لمزيد من المعلومات حول انشاء عملية تخطيط الموارد البشرية لشركتك، يمكنك التواصل مع فريق Tawzef.