1. جمع والتحقق واستكمال حزمة التعيين القانونية لكل موظف جديد معين وفقًا لمتطلبات الالتحاق الموثقة لدى الشركة، والتأكد من اكتمال كل ملف قبل التسليم القانوني.
2. متابعة المستندات الناقصة أو غير الصحيحة مع الموظف الخارجي حتى اكتمال الملف؛ والتحقق من تواريخ الصلاحية وتطابق الأسماء والبيانات عبر جميع المستندات.
3. استكمال والتحقق من التزامات صاحب العمل في استمارة مكتب العمل لكل موظف جديد معين وفقًا للإجراءات الموثقة، وتسليم الاستمارة المكتملة إلى مسؤول العلاقات الحكومية ضمن المهلة الداخلية التي تضمن الالتزام بالمهلة القانونية المحددة بشهر واحد.
4. إعداد استمارة 111 الخاصة بهيئة التأمين الصحي واستكمال إجراءات الفحص الطبي الأولي وفقًا للإجراءات الموثقة، حتى حفظ نتيجة الفحص التي تستكمل تسجيل الموظف في التأمين الصحي القانوني.
5. تجميع وتسليم مسؤول العلاقات الحكومية مجموعات المستندات الكاملة والمحققة لدعم تسجيل التأمينات الاجتماعية (استمارة 1)، وإلغاء التسجيل (استمارة 6)، والإقرار السنوي للأجور (استمارة 2).
ملفات وسجلات الموظفين
6. فتح وصيانة ملف الموظف — ورقيًا وإلكترونيًا — لكل موظف خارجي معين، مع الحفاظ على اكتمال وتحديث كل ملف وجاهزيته للمراجعة والتفتيش طوال فترة العمل.
7. أرشفة العقود والنماذج والمراسلات المنفذة وفقًا لسياسات حفظ الملفات لدى الشركة؛ واسترجاع الملفات عند الطلب للمراجعات والتفتيشات.
8. صيانة سجلات وقوائم المتابعة الخاصة بالإدارة للحالات الموكلة، وفقًا لمجموعة السجلات الموثقة، وإصدار التنبيهات قبل كل موعد استحقاق.
دعم دورة العمل والرواتب — للحالات الموكلة
9. إعداد حزم عقود العمل للتوقيع ومتابعة العقود الموقعة وإضافتها إلى الملف.
10. تسجيل وتحديث بيانات الموظفين؛ ودعم حفظ سجلات الحضور والانصراف للموظفين الخارجيين الموكلة إليهم.
11. إعداد مدخلات بيانات الموظفين من السجلات المحفوظة لتغذية إعداد مسودة الرواتب الشهرية للحسابات المدعومة، لاستخدامها من قبل مسؤولي الحسابات ومنسق الموارد البشرية؛ هذا المنصب لا يقوم بتشغيل أداة احتساب الرواتب المخصصة. قسم المحاسبة يقوم بمراجعة واعتماد كل راتب نهائيًا.
12. إعداد مجموعات المستندات والخطابات الرسمية للإرسال — بما في ذلك خطابات الإخطار القانونية التي يرسلها مسؤول العلاقات الحكومية عبر البريد المصري — والتعامل مع النسخ والمسح الضوئي والختم ومسار التوقيعات.
13. دعم إدارة برنامج التأمين الطبي الخاص المتعاقد عليه من الشركة: إعداد طلبات الإضافة والحذف ودعم لوجستيات توزيع بطاقات التأمين حسب التوجيهات.
14. الرد على الطلبات الروتينية للمستندات من الموظفين الخارجيين؛ وتصعيد أي أمر خارج النطاق إلى مسؤول الحساب المعني.
المتطلبات
التعليم: درجة البكالوريوس أو ما يعادلها.
الخبرة: من صفر إلى سنتين في الموارد البشرية أو إدارة شؤون الموظفين؛ الخريجون الجدد مؤهلون.
المعرفة والمهارات: تنظيم استثنائي ودقة في المستندات؛ إتقان العمل على تطبيقات الإنتاجية المكتبية وجداول البيانات؛ والتمتع بأقصى درجات السرية في التعامل مع البيانات الشخصية.