1. تطوير قسم المشتريات
الحفاظ على قاعدة بيانات المشتريات الخاصة بالشركة وتحديثها باستمرار، بما يشمل الموردين والمقاولين من الباطن وقوائم أسعار المواد.
تطوير والحفاظ على نظام محدث لأرقام الأصول والمخزون الخاص بمعدات ومواد الشركة.
إنشاء والحفاظ على نظام أرشفة منظم لوثائق المشتريات، بما في ذلك LPOs، كتالوجات الموردين، وسجلات المشتريات (نسخ إلكترونية وورقية).
تحديد وتنفيذ استراتيجيات خفض التكاليف، بما في ذلك توريد المواد من موردين دوليين عند الحاجة.
تقييم والحفاظ على قاعدة بيانات الموردين المعتمدين لضمان مصادر موثوقة للمشتريات.
2. تقارير المشتريات
التقارير الأسبوعية (تصدر كل يوم خميس)
إعداد تقارير قائمة الأصول والمخزون التي توضح الأصول المملوكة للشركة وحالة المخزون.
إعداد تقارير إصدار LPO الأسبوعية التي تلخص أوامر الشراء الصادرة خلال الأسبوع.
إعداد تقارير أنشطة المشتريات المعلقة.
إعداد تقارير طلب المواد من مواقع المشاريع.
إجراء تحليل أسبوعي لتكاليف المشتريات لمواقع المشاريع، ومقارنة المواد المشتراة مع الميزانيات المخصصة للمشاريع (تقرير تحليل مصروفات الموقع).
3. تنسيق مواد المواقع
تنسيق متطلبات المواد الأسبوعية للمواقع، بما يشمل مقارنة الأسعار، والموافقات، وجداول التسليم.
إعداد أوامر الشراء (POs) وتقديمها إلى قسم الحسابات مع الفواتير وأوامر التسليم (DOs) المطابقة عند الانتهاء.
الحفاظ على وثائق وسجلات المشتريات بشكل منظم.
تنظيم إرسال المواد إلى مواقع المشاريع من مخزون المستودع الرئيسي، بما في ذلك معدات الحماية الشخصية (PPE) بالتنسيق مع مسؤول اللوجستيات.
إعداد تقارير المعاملات المعلقة للمواد أسبوعياً.
عقد اجتماعات تنسيقية أسبوعية مع فرق المواقع لمعالجة تحديات المشتريات وضمان سير العمليات بسلاسة.
تقديم الدعم المستمر لمواقع المشاريع فيما يخص توريد المواد وترتيبات المشتريات.
4. إدارة الموردين
الحفاظ على علاقات قوية مع الموردين وتقديم تحديثات منتظمة عن المدفوعات بالتنسيق مع قسم الحسابات.
ضمان تقديم جميع فواتير الموردين بشكل صحيح إلى قسم الحسابات.
متابعة الموردين لضمان تسليم المواد والخدمات في الوقت المحدد.