مساعد برنامج لدعم وحدات إدارة البرامج (PMU)

• تنفيذ مجموعة واسعة من مهام الدعم المكتبي والوظائف الإدارية.
  
• المساعدة في العمليات والجداول الزمنية المتعلقة بمخرجات ومهام PMU وFSUs.
  
• المساعدة في التحقق من استلام وصحة المستندات المطلوبة، والموافقات، والتوقيعات لضمان الالتزام بالمتطلبات القانونية والمالية وغيرها ذات الصلة.
  
• إدارة الجداول اليومية/الأسبوعية/الشهرية وترتيب الاجتماعات والمواعيد لـ PMU.
  
• الحفاظ على جداول مواعيد مكتب PMU وإرسال تذكيرات بالمواعيد القادمة.
  
• مسؤولية التحقق من سجلات السيارات وضمان الدقة والكمال والتوافق مع المستندات الداعمة ذات الصلة.
  
• مسؤولية تتبع واعتماد الإجازات السنوية وإجازات المرض للموظفين في مكاتب PMU وFSUs.
  
• ضمان إدارة المكتب الأمامي والتعامل مع المكالمات الداخلية والخارجية عند الحاجة، والرد على الاستفسارات وطلبات المعلومات المتوسطة التعقيد، وتحويلها للجهات المختصة عند الضرورة. تقديم الدعم الكتابي والإداري واللوجستي للاجتماعات والمؤتمرات.
  
• حضور اجتماعات الموظفين وتدوين محاضر الاجتماعات.
  
• تنفيذ المهام الإدارية العامة (مثل تسجيل وتتبع الإجازات والحضور، الجداول الزمنية، ترتيبات الاجتماعات والفعاليات الأخرى، الحجوزات)، بما في ذلك إعداد ومعالجة الطلبات/المستندات الإدارية (أوامر الشراء، عروض الأسعار، طلبات السفر، طلبات التأشيرات، تأكيد استلام العطاءات، إلخ).
  
• ترجمة النصوص مثل عروض الأسعار، الفواتير، الخطابات والاتفاقيات من العربية إلى الإنجليزية والعكس.
  
• التعاون مع فرق الإدارة في حفظ وأرشفة وإدارة وثائق البرنامج بشكل ورقي وإلكتروني بكفاءة.
  
• إجراء حجوزات الإقامة والسفر عند الحاجة.
  
• مراجعة مستويات مخزون مستلزمات المكتب بشكل دوري وتقديم الطلبات المناسبة بالتعاون مع فرق الإدارة.
  
• تحديث قائمة عناصر المخزون لـ PMU
  
• التعاون مع موظفي PMU في أي مهام كتابية أو إدارية أو لوجستية أو استقبال أخرى.
  
• أداء أي مهام أو أنشطة أخرى يطلبها قادة الفريق أو موظفو PMU.
  

المتطلبات

• حد أدنى 3 سنوات خبرة مهنية ذات صلة كـ Programme Assistant أو في الأعمال الكتابية.
  
• إجادة استخدام الحاسب الآلي بما في ذلك برامج Microsoft Office (Word, Excel, Power Point).
  
• إجادة استخدام الجداول الإلكترونية، البريد الإلكتروني (outlook) والإنترنت.
  
• إجادة إعداد وتنظيم ومتابعة الاجتماعات عبر الإنترنت.
  
• مهارات تواصل بين شخصية ومهارات التواصل ممتازة.
  
• مهارات تخطيط دقيقة والقدرة على تنفيذ عدة مهام في آن واحد.
  
• مهارات تنظيمية قوية.
  
• مهارات كتابة جيدة.
  
• القدرة على تحمل المسؤولية وتحقيق النتائج.
  
• إثبات القدرة على العمل ضمن فريق مع تقبل التنوع الثقافي.
  

• سيتم النظر بشكل إضافي في المتطلبات المفضلة التالية:
  
• درجات ومؤهلات أعلى في المجال الدراسي.
  
• خبرة مهنية ذات صلة مع منظمات إيطالية أو منظمات دولية أخرى (UN, EU).
  
• خبرة سابقة في مشاريع ممولة من الاتحاد الأوروبي أو آليات تنسيق الاتحاد الأوروبي.
  
• خبرة سابقة في إدارة برامج البروتوكول وأنظمة الأرشفة والحفظ.
  
• روح العمل الجماعي وبناء الفريق، ومهارات تواصل استراتيجية وفعالة.