يقدم مساعد الإدارة دعمًا تنظيميًا وإداريًا وسكرتاريًا واستقبالياً شاملاً لنائب السفير وقسم الشؤون السياسية والإعلامية والثقافية.
تعد هذه الوظيفة حلقة وصل هامة بين إدارة السفارة والموظفين والجهات الحكومية والسفارات الأخرى وأصحاب المصلحة الخارجيين. تتطلب الوظيفة قدرة تنظيمية ممتازة، وتحلياً بالسرية، وحسن التقدير، والقدرة على إدارة الأولويات المتنافسة في بيئة دبلوماسية وحساسة سياسيًا.
المسؤوليات الرئيسية
الدعم التنفيذي والسكرتاري
إدارة جدول أعمال نائب السفير والمواعيد وصندوق البريد الإلكتروني والمراسلات والمكالمات الهاتفية.
تنظيم وتنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية والإحاطات والمواعيد والارتباطات الرسمية.
إعداد جداول أعمال الاجتماعات وإرسال الدعوات والتأكيدات والتذكيرات والمتابعة.
متابعة تقدم المهام الموكلة والتواصل مع الأطراف المعنية عند الحاجة.
استقبال الزوار وتقديم الدعم المهني في الاستقبال والضيافة.
تنسيق جدول سائق نائب السفير خلال غياب السفير.
تقديم الدعم الاحتياطي لمساعدي الإدارة الآخرين، وخاصة مساعد إدارة السفير.
تنسيق السفر والزيارات
ترتيب السفر الرسمي بما في ذلك طلبات السفر والإقامة والمواصلات والجوانب اللوجستية ذات الصلة.
إعداد التصريحات المتعلقة بالسفر وطلبات السلفة المالية الخاصة بنائب السفير.
دعم الوفود الرسمية الزائرة من خلال تنسيق المواعيد والحفاظ على برامج الزيارة محدثة.
المساعدة في الفعاليات الرسمية والزيارات من مرحلة التخطيط حتى الانتهاء.
الدعم الإداري وتوثيق المستندات
إعداد وتحرير وتنسيق وتوزيع المستندات الرسمية بما في ذلك الخطابات والمذكرات والعروض التقديمية وNotes Verbales.
إدارة صناديق البريد المشتركة والفردية والتعامل مع المراسلات الواردة والصادرة.
الحفاظ على قواعد بيانات وقوائم جهات الاتصال والسجلات والملفات الإدارية بدقة.
أرشفة المستندات باستخدام أنظمة الأرشفة الرقمية المعتمدة في السفارة، بما في ذلك 247Plaza.
ضمان دقة واكتمال وحداثة وسهولة الوصول إلى الملفات والمستندات الداعمة.
التعامل مع المعلومات الشخصية والحساسة والسرية بأعلى درجات السرية والاحترافية.
دعم عمليات التحقق من أهلية المنح الدراسية والمراسلات ذات الصلة عند الحاجة.
متابعة وتحديث تقويم فعاليات السفارة.
تنسيق استخدام وتوافر قاعات الاجتماعات.
تنسيق أصحاب المصلحة
العمل كنقطة اتصال مهنية بين السفارة ووزارة الخارجية والوزارات المصرية والسفارات الأخرى والمنظمات وأصحاب المصلحة الخارجيين.
التعامل مع الاستفسارات بشكل مناسب وتقديم المعلومات المطلوبة أو إحالة الموضوع إلى الشخص المختص.
الحفاظ على الاتصالات الداخلية والخارجية فيما يخص تنفيذ ومتابعة المهام.
تنسيق تدفق المعلومات المعقدة من مصادر مختلفة وتقييم مدى الاستعجال والأولويات والاهتمامات والتبعات المحتملة.
تمثيل السفارة والوزارة بشكل مهني في جميع التعاملات.
تقديم الدعم الإداري والتنظيمي للموظفين والأقسام الأخرى عند الحاجة.
المتطلبات
التعليم والخبرة
مؤهل مهني ثانوي أو دبلوم أو مؤهل ذي صلة في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو الدراسات السكرتارية أو مجال ذي صلة.
خبرة مثبتة في المساعدة الإدارية أو الدعم التنفيذي أو الأعمال السكرتارية أو إدارة المكاتب.
يفضل بشدة وجود خبرة في دعم الإدارة العليا أو المسؤولين التنفيذيين.
تعد الخبرة في العمل داخل سفارة أو جهة حكومية أو منظمة دولية أو بيئة حساسة سياسيًا ميزة إضافية.
معرفة بالإجراءات واللوائح الإدارية والسكرتارية العامة.
معرفة بتقنيات التوثيق وإدارة السجلات والأرشفة القياسية.
متطلبات اللغة
إجادة جيدة جدًا للغات الهولندية والإنجليزية والعربية، كتابةً وتحدثًا.
القدرة على صياغة ومراجعة المراسلات المهنية والتواصل بثقة مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين بجميع اللغات الثلاث.
المهارات التقنية
إجادة قوية لتطبيقات Microsoft Office، وخاصة Word وExcel وOutlook.
القدرة على إدارة الجداول الإلكترونية وصناديق البريد الإلكتروني وقواعد البيانات وقوائم جهات الاتصال وأنظمة الأرشفة الرقمية.
القدرة على إعداد وتنسيق الخطابات المهنية والمذكرات والعروض التقديمية ووثائق الاجتماعات والمراسلات الرسمية.
مهارة في جمع وتفسير المعلومات وتجميع تقارير إدارية واضحة.