إدارة المكالمات الواردة وتوجيهها بالشكل المناسب.
استقبال الزوار وضمان تطبيق معايير الضيافة المهنية.
تنسيق حجوزات قاعات الاجتماعات وتجهيزها.
إدارة خدمات البريد السريع والبريد الوارد والصادر.
إدارة العملاء المحتملين الواردين وضمان تسجيلهم بدقة في نظام CRM.
تحديث سجلات CRM ومتابعة الإجراءات اللاحقة.
التنسيق مع فريق تطوير الأعمال لضمان توزيع العملاء المحتملين والرد عليهم في الوقت المناسب.
الحفاظ على سجلات منظمة لجميع تواصلات واستفسارات العملاء.
إدارة الصندوق النثري والحفاظ على سجلات دقيقة للمصروفات.
إدارة مشتريات المستلزمات المكتبية واحتياجات الخدمات.
تنسيق مدفوعات الموردين ومعالجة الفواتير.
الإشراف على أعمال الصيانة وإصلاحات المكتب وعقود الخدمات.
ضمان سير العمل اليومي للمكتب بسلاسة.
دعم ترتيبات سفر الموظفين بما في ذلك حجوزات الطيران والإقامة.
تنسيق إجراءات التأشيرات والوثائق المطلوبة.
المساهمة في تنظيم فعاليات الشركة والاجتماعات الداخلية.
الحفاظ على سجلات الأصول وتحديثها (أجهزة اللابتوب، الهواتف المحمولة، شرائح SIM، إلخ).
متابعة تخصيص وتسليم أصول الشركة.
الحفاظ على الوثائق المؤسسية وضمان حفظها وأرشفتها بشكل مناسب.
قيادة والإشراف على فريق الدعم المكتبي (السائقين، مساعدي المكتب، الدعم الاحتياطي للاستقبال).
ضمان توزيع المهام ومتابعة الأداء.
العمل كنقطة تنسيق بين الإدارة وموظفي الدعم.
المتطلبات
خبرة لا تقل عن 5 سنوات في الاستقبال أو إدارة المكاتب أو تنسيق العمليات.
يفضل وجود خبرة في التعامل مع أنظمة CRM والتنسيق مع الموردين.
يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
إجادة استخدام Microsoft Office Suite.
يفضل وجود خبرة في استخدام أنظمة CRM.
معرفة أساسية في التعاملات المالية (الصندوق النثري وتتبع الفواتير).
مهارات تنظيمية قوية والقدرة على إدارة مهام متعددة.
مستوى عالٍ من الدقة والاهتمام بالتفاصيل.
مهارات تواصل احترافية.
القدرة على الإشراف وتنسيق فرق صغيرة.
إحساس قوي بالمسؤولية والمحاسبة.
التحلي بالسرية في التعامل مع المعلومات الحساسة.