مسؤول توثيق المستندات مسؤول عن إدارة وتنظيم وحفظ جميع مستندات المشروع طوال دورة حياة المشروع. يضمن هذا الدور تسجيل وتوزيع وتحديث وأرشفة جميع الرسومات الهندسية والعقود والمستندات الفنية والمراسلات والتقارير بدقة وفقًا لإجراءات الشركة ومعايير التحكم في المستندات. يعمل مسؤول توثيق المستندات بشكل وثيق مع مديري المشاريع والاستشاريين والمقاولين وفرق العمل في الموقع لضمان الوصول السريع إلى أحدث المستندات المعتمدة مع الحفاظ على سرية المستندات والتحكم في الإصدارات.
المسؤوليات الرئيسية:
الحفاظ على نظام إدارة المستندات الخاص بالمشروع وإدارته.
تسجيل وتتبع وتوزيع وأرشفة جميع مستندات المشروع الواردة والصادرة.
ضمان الترقيم الصحيح للمستندات والتحكم في الإصدارات وحفظ الملفات.
التنسيق مع الاستشاريين والمقاولين بخصوص تقديم المستندات.
مراقبة سير الموافقات على المستندات والمتابعة بشأن الموافقات المعلقة.
إعداد تقارير دورية عن حالة المستندات.
ضمان الالتزام بإجراءات الشركة الخاصة بإدارة المستندات.
الحفاظ على أنظمة الأرشفة الإلكترونية والورقية.
دعم فرق المشروع من خلال توفير مستندات دقيقة ومحدثة باستمرار.
المتطلبات
درجة البكالوريوس أو دبلوم في إدارة الأعمال أو الهندسة أو مجال ذي صلة.
خبرة من 3 إلى 5 سنوات كمسؤول توثيق مستندات في مشاريع البناء أو تطوير العقارات.
خبرة في استخدام أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) مثل Aconex أو SharePoint أو Primavera.
معرفة قوية بإجراءات إدارة المستندات ومعايير ISO.
مهارات تنظيمية ومهارات التواصل ممتازة.
إجادة استخدام Microsoft Office.
الاهتمام بالتفاصيل العالي والقدرة على إدارة أولويات متعددة.